AI研修の依頼の流れ｜問い合わせから実施までのロードマップとFAQ

最初のやり取りは、フォーム送信またはお電話から始まります。

フォームから問い合わせいただいた場合、原則として翌営業日中に担当者からご連絡を差し上げます。

初回ヒアリングは、オンライン（Zoom／Teams等）で30〜60分。対面をご希望の場合も対応可能です。

「いきなり詳しい話はちょっと…」という段階でも問題ありません。情報収集だけのご相談も日常的に受けています。

研修実施となると「何度も打ち合わせが必要そう」というイメージをお持ちの方も多いのですが、ガイアシステムの場合、ヒアリング1回で骨格を固め、提案書のキャッチボールで詰めていく進め方が標準です。

　

担当者の方の時間を奪わないことを、設計段階の前提に置いています。 

所要期間

問い合わせ → 初回ヒアリング実施まで：1日〜1週間が目安です。
希望日時を2〜3候補お知らせいただければ、多くののケースで1週間以内に設定できます。

担当者の準備事項

正直なところ、初回ヒアリング前の準備はほぼゼロで大丈夫です。

次の3点だけ頭の中に整理しておいていただければ、こちらからお聞きしながら一緒に整理していきます。

• 研修の対象者（部門・役職・人数のざっくりしたイメージ）
• 実施したい時期（月単位で構いません）
• 解決したい課題（「現場でAIをもっと使えるようにしたい」程度の粒度でOK）

聞かれること

初回ヒアリングで、こちらからお聞きするのは主に次のような項目です。

• 研修の目的とゴール（受講後にどんな状態になっていてほしいか）
• 対象者の現在のスキル感（AIに触ったことがある人の割合など）
• 実施形態の希望（対面／オンライン／ハイブリッド）
• 予算感と意思決定者・決裁ルート

ガイアシステムでは、ヒアリングの中で、こちらが質問を投げながら課題を言語化していきます。むしろ、整理されきっていない素の状態でお話しいただいた方が、現場の温度が伝わって良い設計につながります。 

　

「予算感を答えるのが難しい」というご相談もよくいただきます。
その場合は、過去の同規模研修の実績レンジをこちらからお伝えしますので、社内検討の材料にしていただけます。

初回ヒアリングの内容をもとに、カリキュラム提案書とお見積書を作成します。

お見積もりの中身については、別記事「AI研修の見積もりの見方｜内訳と比較のコツ」で詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。

所要期間

ヒアリング後、提案書・見積書のご提出まで：1〜2週間が標準です。

お急ぎの場合、既存パッケージをベースにする前提で最短3営業日でご提示できるケースもあります。

提案内容

ご提案書には、以下の内容を盛り込みます。

1. 研修の目的とゴール（ヒアリング内容の言語化）
2. カリキュラム全体構成と各セッションの狙い
3. 講師プロフィールと選定理由
4. 実施形態・日程・会場の提案
5. 受講後の効果測定プランの初期案
6. お見積金額（内訳付き）

「ここまで作り込んだ提案書が出てくると思っていなかった」というお声もよくいただきます。ご提案書はそのまま社内稟議の資料としてお使いいただけるよう、ご相談に応じて構成しています。

調整できる範囲

ご提案後、内容の調整は柔軟に承ります。

• カリキュラム内容の追加・削除・順序変更
• 実施時間の短縮・分割（1日 → 半日×2回など）
• 対象者の階層別アレンジ（管理職向け／一般職向けなど）
• 既存の研修体系への組み込み方の調整

ご提案内容にご納得いただけたら、契約フェーズに入ります。

ここから先は事務手続きが中心になり、担当者の方の動きは比較的少なくなります。

所要期間

契約書の取り交わしから捺印・返送まで：1週間前後が一般的です。

電子契約（クラウドサイン等）にも対応していますので、その場合はさらに短縮できます。

契約のポイント

契約書では、次の内容を明確化します。

• 研修の実施日・場所・受講者数
• 料金と支払い条件（前払い／後払い／分割の可否）
• キャンセルポリシー（実施日のどれくらい前から、どの程度のキャンセル料が発生するか）
• 秘密保持の取り扱い（NDAを別途締結するケースもあります）
• 教材の著作権と二次利用の範囲

キャンセルポリシーについては、後ほどFAQでも触れますが、契約段階で必ずご確認いただくことをおすすめします。「直前でやむを得ず延期になった」というケースは実際にあるため、事前に条件を握っておくことで安心して進められます。

最終確認事項

契約後、実施までの間に最終確認するのは主に次の3点です。

1. 受講者リストの確定（氏名・部署・役職）
2. 当日のタイムスケジュール詳細
3. 会場・機材・配布物の最終チェック

　

いよいよ研修当日に向けた準備に入ります。
ここが担当者の方が最も動く時期になります。

所要期間

契約完了から研修実施まで：2〜4週間を見ていただくと安心です。

受講者へのアナウンス、会場手配、事前課題の配布など、社内側の動きが集中する期間です。

担当者の役割

正直に書きます。実施前2週間は、担当者の方にも一定のご負担が発生します。具体的には次のようなタスクです。

• 受講者への開催案内（メール配信、社内ポータル掲載）
• 会場手配（社内会議室の予約、または外部会場の確保）
• オンラインの場合：Zoomリンクの発行と受講者への共有
• 事前課題・事前アンケートの配布回収（弊社からテンプレ提供）
• 当日の運営サポート（受付、機材立ち上げ）

ただし、すべて自社で抱える必要はありません。会場手配や運営代行までセットでお任せいただくこともできますので、社内リソースに余裕がない場合はお気軽にご相談ください。

講師との連携

研修の質は、講師と社内担当者の事前すり合わせで大きく変わります。

実施1〜2週間前を目安に、講師との事前打ち合わせを設定します（30分〜1時間程度）。

　

ここでは、受講者の業務背景、現場で実際に起きている課題、避けてほしい話題などを共有していただきます。
「こういう質問が出たらこう答えてほしい」といった具体的なリクエストも、この場でお伝えいただけます。

講師派遣のみのご依頼（既存研修への登壇など）の場合は、L4講師派遣LPもあわせてご覧ください。講師スタイルの選択肢を一覧でご確認いただけます。

研修当日が終わって、それで終わりではありません。

研修の本当の価値は、受講後に職場でどれだけ活かされるかで決まります。

　

事後フォローのフェーズは、その効果を最大化するための仕上げです。

所要期間

研修終了後、レポート提出まで：1週間〜1ヶ月。効果測定の内容によって変わります。

受講直後アンケートの集計レポートなら1週間、3ヶ月後の行動変容調査まで含むなら3ヶ月程度を見込みます。

フォロー内容

標準でお付けしているフォローは次の通りです。

• 受講者アンケートの集計と分析レポート
• 講師からの所感・受講者の理解度コメント
• 次回以降の改善提案

　

オプションとして、3ヶ月後・6ヶ月後の追跡アンケート、現場での実践状況のヒアリング、追加フォロー研修の設計などもご相談いただけます。

継続研修の進め方

単発で終わらせず、継続研修にしたいというご相談も増えています。よくあるパターンは次の3つです。

1. シリーズ型：3回〜6回でテーマを階段状に深めていく
2. 階層展開型：管理職→一般職→新人と対象を広げていく
3. 年間契約型：四半期ごとにテーマを変えて継続実施

継続研修は、初回実施前から「2回目以降をどうするか」をある程度想定しておくと、無駄なく組み立てられます。最初の段階でご相談いただければ、年間プランの叩き台もお作りします。