新入社員研修で必ずといって良いほど実施される『ビジネスマナー研修』ですが、その目的や内容を詳しく知っていますか？新入社員にビジネスマナーを習得させるには、具体的にどのようなことを行うのでしょうか。取引先の企業に「最低限のマナーがなっていない」と思われてしまっては失礼にあたり、企業の評価を下げてしまうことになります。社会に出て活躍する社会人として、ビジネスマナーの習得は必須です。
本記事では、新入社員研修でビジネスマナー研修を実施する企業のご担当者へ向けて、ビジネスマナーを習得させる目的や内容、実施する際のポイントなどを詳しく解説します。
ビジネスマナーとは
新入社員研修に関わらず、全ビジネスパーソンが習得したいビジネスマナー。
そもそもビジネスマナーとはどのような意味があり、どのような内容なのでしょうか。以下では、ビジネスマナーの意味や内容について解説します。
ビジネスマナーの定義
ビジネスマナーとは、関わる人たちが気分良く、円滑に物事を運ぶためのルールのようなもので、ビジネス界特有のマナーやルールのことを指します。
噛み砕いて説明すると、社会人として世の中に出るにあたり、最低限覚えておくべき礼儀作法のことです。
上記ではビジネス界『特有』と紹介しましたが、ビジネス界には学生生活や友達付き合いとは異なるマナーやルールが存在するためです。とはいえ、あいさつや笑顔など、どのような場面でも共通のマナーやルールもあるため、全てが異なるというわけではありません。
ビジネスマナーでおさえるべき8つのポイント
一般的に、以下の項目がビジネスマナーでおさえるべきポイントだと言われています。
- あいさつ
- 表情
- 身だしなみ
- 言葉遣い
- 人とのコミュニケーション
- 電話対応
- 名刺交換
- メールの打ち方
あいさつや表情、みだしなみなどは容易に想像がつきますが、電話対応や名刺交換、メールの打ち方などは習わないと絶対に知らないことになるため、研修の受講が必要となります。
新入社員研修でビジネスマナーを実施する目的
多くの企業が新入社員研修に取り入れているビジネスマナー研修ですが、一体どのような目的があるのでしょうか。
企業が新入社員へ向けてビジネスマナーの研修を実施する目的としては、大きく分けて以下の2点が挙げられます。
- 社会人としての自覚を持たせる
- 企業の戦力として育成する
以下、詳しく見ていきましょう。
社会人としての自覚を持たせる
多くの企業では、数ヶ月前まで学生だった方を新入社員として企業に迎え入れます。
アルバイトを経験していたとしても、学生の頃の立ち振る舞いのままでは社会では通用しないことも多々あります。
入社して間もない時期に行われることの多い新入社員研修において、社会人としての自覚を持たせるという意味でも、ビジネスマナー研修は大きな役割を果たします。
企業の戦力として育成する
ビジネスマナー研修の実施には、企業の戦力として育成するという目的も込められています。
社会人として最低限のルールやマナーをわきまえておかなければ、取引先とのやりとりで活躍することはまずできないでしょう。
活躍できないだけではなく、むしろ企業のイメージや評価を下げてしまうことにもつながるため、ビジネスマナーを習得していない社員は戦力として計算することが難しくなります。
新入社員とはいえ、立派な社会人として活躍するためにも、早い段階からビジネスマナーを習得し「1日でも早く企業の戦力になってほしい」という目的もあります。
新入社員成功のポイント
最適な研修計画とは？
新入社員研修のビジネスマナーの主な内容
新入社員研修で行われるビジネスマナー研修では、あいさつの仕方やコミュニケーションのとり方が重要とされます。
具体的にどのような内容で研修が行われるのかを解説します。
あいさつ
あいさつは、相手の第一印象を左右するとても大事なマナーです。
基本的にはニコニコとした笑顔で、ハキハキとした声で、元気よくあいさつをすれば相手へ好印象を与えることができます。
しかし、ビジネスマナーとしてのあいさつでは、TPOをわきまえたあいさつのしかたが求められます。
声のトーン、お辞儀の角度など、シーン別のあいさつを覚えることが必要です。
研修の担当者は、まずは元気の良いあいさつ、そしてTPOをわきまえたシーン別のあいさつを教育することが求められます。
表情
相手の第一印象を決める要素として非常に大きな比率を占めているのが表情です。
現在は、新型コロナウイルスの感染防止の観点から、会話をする際はマスクの着用が推奨されています。
マスクをつけていると表情がわかりにくく、無表情であっても怒っていたり、不機嫌だと思わせてしまったりする場合もあります。
取引先の企業や顧客に好意的な印象を与えるには、自然に作られる笑顔が必要となります。
そのため、マスクをつけていてもいなくても、相手を不快にさせないような表情作りを教育していくことが大事になります。
簡単そうに感じる笑顔ですが意外と難しく、練習を積まないとなかなかできるものではありません。
自然に作る表情も、ビジネスマナーでは必要なスキルとなります。
身だしなみ
表情と同じく、身だしなみも相手の第一印象を決める大事な要素となります。スーツの色、袖の長さ、ネクタイの結び方や色など、身だしなみの整え方は非常に難しいポイントとなります。
1つのポイントとなるのが『清潔感』で、ボサボサの髪型やシワシワなシャツなど、不潔な印象を与えてしまうと企業の評価も下がってしまいます。
裏を返せば「身だしなみが整っているだけで仕事ができそうな人」というふうに見られることもあるでしょう。
研修の担当者は、社会人として恥ずかしくないような、清潔感のある身だしなみの整え方を教育しなくてはなりません。
言葉遣い
ただでさえ難しいといわれている日本語ですが、ビジネスシーンではさらにややこしく、知っていないと恥ずかしい思いをしてしまうこともあります。
単純な敬語であれば学生時代にある程度学んでいると思いますが、尊敬語、謙譲語、丁寧語など、敬語の中でも相手によって使い分けをする必要があり、慣れていないと不自然に思われてしまいます。
例えば『弊社・御社・貴社』の使い方や『ご苦労さまです・お疲れ様です』の使い分けなど、学生では学ばないようなことを理解・習得させることが必要です。
なお、新入社員の言葉遣いが正しければ『ビジネスマナーをわきまえた企業』であると認識してもえるというメリットも。
場面・相手に応じた柔軟的な言葉遣いを習得させることが大事です。
人とのコミュニケーション
人とのコミュニケーション不足は、ビジネスシーンにおける取引や商談で足かせになる可能性があります。
インターネットが普及した昨今では、SNSを中心としたオンラインでのコミュニケーションが盛んに行われており、直接人と会話をする機会が減っています。
それによって、人とのコミュニケーションをうまく取れない若者が増加し、ビジネスシーンでも問題視されています。
研修を通して人とのコミュニケーションの取り方を学び、経験を積んでいくことで苦手意識が無くなっていくため、新入社員に向けたコミュニケーションの取り方の練習は必要だといえます。
研修の担当者は、グループディスカッションなどを通してコミュニケーション能力を向上させることが必要です。
電話対応
便利なチャットツールの普及により、電話での対応も以前に比べると激減しています。対面形式の商談であれば、元気なあいさつやあいづち、清潔感のある身だしなみなどで好印象を与えることができますが、電話では声しか聞こえません。
そのため、対面で会話している時以上に感情を込め、TPOをわきまえたトーンで会話する能力が求められます。場合によっては、電話1本で契約が取れることもあり得るかもしれません。
研修の担当者は、いつ、どのような電話が来ても正しい対応ができるような教育をする必要があります。
名刺交換
ビジネスの初対面で必ずといって良いほど行われるのが、名刺交換です。
自己紹介と共に行われる名刺交換は、ビジネスマナーを知っているか知らないかが一目でわかる行為です。そのため、新入社員には必ず覚えてもらいたいマナーです。
経験を積めば積んだだけ慣れる作業になるため、担当者は名刺交換の基本をしっかりと教育しなくてはなりません。
メールの打ち方
スマートフォンの普及により、プライベートではメールよりもLINEなどのSNSを通して連絡を取る人が増えています。
しかし、ビジネスシーンでは社外の取引先との連絡手段が基本的にメールとなります。
ビジネスメールには書き方やマナーがあるため、研修の担当者は、研修を通して正しい作成方法を習得させる必要があります。
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新入社員研修でビジネスマナーを実施する際の注意点
新たな戦力となる新入社員を育てる目的として実施するビジネスマナー研修。
実施するにあたって、以下のようなポイントに注意する必要があります。
- マニュアルに縛られないような研修にする
- 実践の場を必ず設ける
- 意見の押し付けや指示ばかりをしないよう心がける
マニュアルに縛られないような研修にする
ビジネスマナーで重要なのは『TPOをわきまえる』という点です。
研修で習得したハキハキとしたあいさつや表情を、いつでも、どこでも、誰にでも行って良いわけではありません。
ビジネスマナーをしっかりと習得できている人とは、場面ごとによってそれぞれ最適な対応ができる人のことをいいます。
マニュアルを読むだけではなく、実際に本番を想定した『ロールプレイング型』の練習を織り交ぜた研修を実施することを意識しましょう。
実践の場を必ず設ける
いくら研修で重要なことを学んでも、実践で活かせなければ何の意味もありません。
研修から時間が経って重要なことを忘れてしまわないように、日頃から実践できる場を新入社員に提供することが必要となります。
「研修を実施したから大丈夫だろう」と満足せず、その後も研修で学んだことを実践できる場を提供するように心がけましょう。
意見の押し付けや指示ばかりをしない
どれだけ正しい知識や経験であったとしても、決して意見を押し付けてはいけません。
あくまで研修の主役は新入社員であり、社会人としての自覚を持たせ、戦力として働いてもらうためのスキルアップが目的となります。
そのため、意見の押し付けや指示、命令ばかりでは新入社員のモチベーションが低下してしまい、最悪のケースでは仕事を嫌いになり退社してしまうこともあるでしょう。
新入社員それぞれの価値観を尊重し、自主性を引き出させるような研修を実施することができれば、新入社員は立派な戦力として成長できるでしょう。
まとめ
新入社員に対するビジネスマナーは、新入社員が社会人としての自覚を持つことが目的です。
あいさつや表情、身だしなみを整えるスキルを身につけ、社会人として企業の戦力になることが重要となります。
ガイアシステムでは、新入社員研修の企画・運営にお悩みの企業のご担当者様に向けて、さまざまなサポートを行っています。新入社員向けの研修は20種類以上もあり、もちろんビジネスマナーも含まれています。
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