研修スケジュールの作成ステップ！テンプレートや作成ポイントを徹底解説

研修担当者の皆様、スケジュールの作成で頭を悩ませてはいませんか？

「伝えたいことが多すぎて時間が足りない」「昨年のスケジュールを使い回しても良いのだろうか」「受講者が眠くならない構成にしたい」といった悩みは、教育担当者が抱える共通の課題です。研修の成否は、実は当日の講師のスキル以上に、事前の「スケジュール設計」で決まると言っても過言ではありません。

研修スケジュールには2種類ある

「研修スケジュールを作成してください」と指示されたとき、それがどのレベルの計画を指しているか正しく認識できているでしょうか？ 実は「研修スケジュール」という言葉には、大きく分けて2つの種類が存在します。それぞれ目的や作成の粒度が全く異なるため、まずはこの違いを理解し、どちらの作成に着手すべきかを明確にしましょう。

年間研修スケジュール（年間計画）

一つ目は、会社全体で1年を通して「誰に」「いつ」「どのような」研修を行うかを定めた「年間計画」です。

これは経営戦略や人事戦略に基づき、長期的な視点で人材育成をコントロールするために作成されます。例えば、「4月は新入社員研修」「10月は管理職登用研修」といったように、季節や組織の動きに合わせて複数の研修をパズルのように組み合わせていきます。このスケジュールがあることで、全社的な教育予算の確保や、繁忙期を避けた実施時期の調整が可能になり、組織全体で一貫性のある育成を行うことができます。

個別の研修スケジュール（タイムスケジュール）

二つ目は、特定の研修プログラム内における、1日単位または時間単位の詳細な「タイムテーブル」です。

一般的に現場の担当者が頭を悩ませるのはこちらのスケジュールでしょう。「9:00～9:30 オリエンテーション」「9:30～10:30 講義」といったように、分刻みで内容を構成し、当日のスムーズな進行と学習効果の最大化を目指します。

本記事で主に解説しているのは、こちらの「個別の研修スケジュール」の作り方やノウハウになります。

研修スケジュールの作成ステップ

ここからは、それぞれの手順について詳しくご紹介します。

１：研修の目的・目標の決定

まずは、研修を行う目的・目標を明確にしましょう。何のために研修を行うのか、研修によってどんなことをいつまでに身につけてもらうのか、ゴールを明確にしておくことで、研修実施後の振り返りもしやすくなります。

具体的には「入社3ヶ月目までにはビジネスマナーや業務上の基礎知識を習得してもらい、半年までには一人で顧客対応ができるようになってもらう」などです。

特に新入社員研修については、身につけさせたいスキルや知識にはどのようなものがあるか、経営者の人材育成方針や、同じ現場で働く社員からヒアリングを行いましょう。また、内定者にも事前課題（アンケート）を実施し、現状を把握しておくといいでしょう。

目標設定の際は「頑張れば達成できる」レベルのものにすることが大切です。
達成することがあまりに困難な目標の場合、業務に対するモチベーションが下がってしまう可能性があります。

今のレベルに合った目標を設定すれば、新入社員は自分の可能性を信じ、自信をつけながら成長していけるでしょう。

2：カリキュラムの決定

研修のカリキュラムには、以下のようにさまざまなカリキュラムがあります。
目的・目標の達成に向けて、必要なスキルや知識を身につけられるカリキュラムを設定しましょう。

• ビジネスマインド研修
• ビジネスマナー、電話応対研修
• コミュニケーション研修
• コンプライアンス研修
• ロジカルシンキング研修
• OA研修
• 自社の事業内容や業界の理解を深める研修
• 業務で求められる基礎知識を習得する研修
• ビジネス数学に関連する研修
• プレゼンテーション研修
• チームビルディング、リーダーシップ研修　など

特に新入社員の配属先が決定してからは、いち早く即戦力として活躍できるよう「営業力研修」「マーケティング研修」「財務研修」「管理部門研修」といった専門性を身につけるためのカリキュラムを組み込んでいきます。

3：研修予算の確定

研修計画では、予算の設定も重要です。
予算が決まらないままスケジュールを組もうとすると、必要な研修時間が減ってしまったり、行うべきだった研修が実施できないなどのリスクが生じます。

どの程度の予算があるかによっても研修内容や研修日数、内製か外部委託かなどが変わってくるため、早い段階で確認しておきましょう。新入社員研修などは人材育成のために使える助成金制度も用意されているため、合わせてチェックしてみるのがおすすめです。

4：内製か外部委託かの検討

自社で研修を行うか、外部の研修会社に委託するかを決定しましょう。

自社で研修を行う場合、外部委託に比べて費用を抑えられることもありますが、講師役となる社員の育成や資料の作成、研修準備などを考えると、必ずしも内製の方がコストダウンできるとは限りません。

自社の歴史や経営理念、業界の課題などについて教える研修は自社で行うのが適していますが、その他の専門的な内容の研修は社内での対応が難しいことが多く、外部委託がおすすめです。

ビジネスマナー研修やビジネスマインド研修といった一般的な内容の研修の場合も、研修のプロである外部の研修会社に依頼した方が、より高い効果が期待できるでしょう。また、外部に新入社員研修を依頼することで、自社の研修担当者の負担を減らせることもメリットです。

研修を実施している企業では、研修担当者が本来の業務と研修業務を掛け持ちしているケースも多く、場合によっては負担が大きくなり過ぎることも考えられます。

5：日程の調整と決定

研修のカリキュラムが決定したら、スケジュール日程の調整を行いましょう。

受講者・内部講師・外部講師のスケジュール、他の社内行事の日程、業務の繁忙期・閑散期、研修場所に外部の会場を借りる場合は利用可能な日程など、考えるべきことが数多くあります。

スケジュール作成後は、日程の重複がないか、参加者が無理なく参加できるスケジュールになっているかどうかも忘れずにチェックしましょう。

特に、実地研修やフィードワークなどの研修を取り入れる場合には、早めの調整が欠かせません。予定した日程では参加できない人のため、オンライン研修や動画学習なども用意しておくとより良いでしょう。

企業では、1月頃から新入社員研修について検討し、4月に入ってから研修を実施します。ギリギリになると想定していた講師やセミナーの予約が取れなくなってしまうケースも考えられるため、外部委託を検討している場合は早めに依頼しておくといいでしょう。

6：研修スケジュール表の作成

ExcelやGoogleスプレッドシートでテンプレートとして用意されているカレンダーやガントチャートを活用することで、工数を削減してスケジュール表の作成ができます。

なお、新入社員研修スケジュール表を作成する際は、以下の内容は必ず記載しましょう。

• 開催日
• 開始時刻と終了時刻
• 会場
• カリキュラム内容、研修の時間割
• 担当者
• 持ち物
• 備考

スケジュール作成に活用できるテンプレート

ここでは、前述の研修スケジュールを作成する際に活用できる代表的なテンプレートについて解説します。

Excel

最も一般的で、企業で標準的に使われているのがExcelです。ネット上には無料の研修スケジュールテンプレートが豊富に公開されており、自社の状況に合わせてカスタマイズしやすい点が最大の魅力です。

当日の分刻みのタイムテーブルを作成する際は、時間の計算式（開始時間＋所要時間＝終了時間）を組み込んでおくと便利です。

一つのセッションの時間を変更しても、以降の時間がすべて自動的に修正されるため、計算ミスを防ぐことができます。また、フォントや罫線などの装飾が自由に行えるため、受講者に配布する資料として綺麗に印刷したい場合にも適しています。

Googleスプレッドシート

研修の運営を複数人のチームで行う場合や、外部の講師と連携を取る必要がある場合は、Googleスプレッドシートが最適です。Excelと異なり、URLを共有するだけで常に最新の情報を全員が見ることができます。

「どれが最新版のファイルか分からない」といった混乱を防げるほか、変更履歴が自動保存されるため、誤って削除してしまった場合でも復元が容易です。コメント機能を活用すれば、特定のセッションについて「ここの時間をもう少し短縮できないか」といった議論をシート上で直接行えるため、メールやチャットでのやり取りを減らし、準備を効率化できます。

ガントチャート

当日のタイムテーブルとは別に、研修実施までの「準備期間のスケジュール管理」に欠かせないのがガントチャートです。研修には、企画、会場手配、講師依頼、資料作成、受講者への案内など、多岐にわたるタスクが存在します。これらを時系列で横棒グラフのように可視化することで、「いつまでに何をしなければならないか」が一目で把握できます。

タスク同士の依存関係（例：講師が決まらないと案内が送れない、など）も整理しやすいため、準備の遅れを早期に発見し、リカバリーするのに役立ちます。Excelやスプレッドシートで作成することも可能ですが、専用のプロジェクト管理ツールを活用するのも一つの手です。

研修スケジュール作成時の5つのポイント

適度に休憩を取る

研修中の集中力を保つため、タイムスケジュールの中で1時間〜1時間半に10〜20分ほどの適度な休憩を設けるようにしましょう。

このとき、「10分休憩します」ではなく「（今が14：00の場合）14：10から再開します」と伝えると目標を明確にできるためおすすめです。

オンライン研修の場合、長時間ヘッドホンを付けてモニターを見続けることは受講者にも講師にも負担になります。
適度な休憩と合わせて、手を挙げる、立ち上がるなど動きを取り入れるといいでしょう。

研修後のフィードバックの時間を作る

研修終了後は、研修内容の振り返りや確認テストなどを行いましょう。学んだ内容を振り返ることにより、理解していることと理解していないことが明確にでき、受講者の理解度を深められます。

確認テストのフィードバックも行い、研修内容について行けていない新入社員がいれば、フォローを行うことも大切です。また、研修の感想を受講者に回答してもらうといいでしょう。研修の課題点を明らかにすることで、次回の研修に活かすことができます。

最初に自社や業界についての知識を身につけてもらう

特に新入社員研修を実施する際には、まずは自社の歴史や商品、業界についての基本的な知識を身につけてもらうことから始めましょう。

知識や理解が浅いままでは、実践的な内容の研修を実施したとしても、学んだことがしっかり定着しない可能性があります。最低限の知識を身につけた後で研修を行うことで、より充実した研修にできるでしょう。

また、社会人の基礎となるビジネスマナーやビジネスマインドといった内容も、入社後、早い段階で行うのがおすすめです。

1日に研修内容を詰め込み過ぎない

研修は、1日に多くの内容を詰め込み過ぎないことが大切です。

身につけてほしいスキルや知識が多いからといって、1日に学ぶ量を多くし過ぎると、結果的に定着率が悪くなり、研修の効果が低下してしまう恐れがあります。

研修で得た知識は、自分で考え、行動して、アウトプットすることで自分のものになっていきます。多くの情報のインプットだけになると集中力も途切れやすく、モチベーションも保ちにくくなるためロールプレイングやワークの時間も上手く取り入れるようにしましょう。

1日目は外部講師のセミナーによって知識を身につけ、2日目でそれを実践に移すなど、2日間に分けて段階的に新入社員研修を実施すると、復習もできるためより効果の高い研修にできるでしょう。

社外研修のスケジュールを先に決めておく

社内研修だけでなく、外部の研修会社に社外研修を依頼する場合は、社外研修のスケジュールを先に決めておくのがおすすめです。

研修会社にもよりますが、あらかじめ研修日程が決まっていることもあるため、社内研修の日程を決めてから社外研修の日程を決めようとすると、予定が合わずに日程変更の必要が生じる可能性があります。

社外研修のスケジュールを先に決めておけば、スムーズに研修スケジュールの作成が進められるでしょう。

ガイアシステムが提供する研修の進め方

研修スケジュールを設計する際は、「どの内容を、どの順番で、どれくらいの時間配分で行うか」を明確にすることが重要です。

ガイアシステムでは、まず研修後に受講者がどのような状態になっているべきかを定義し、そのゴールから逆算して研修全体のスケジュールを設計します。知識のインプットだけでなく、ワークやディスカッション、振り返りの時間を適切に配置することで、理解と定着を促します。

また、受講者の集中力や理解度の波を考慮し、講義が続きすぎない構成とすることで、「詰め込みすぎ」「時間が足りない」といった研修でよくある課題を防ぎます。研修当日の進行状況や受講者の反応に応じて内容や時間配分を柔軟に調整できる点も特長です。

スケジュール設計から運営までを一貫して支援することで、研修担当者の負担を軽減しながら、効果が見える研修運営を実現します。

ガイアシステムの研修スケジュール設計のポイント

• 研修後の理想状態を明確にし、ゴールから逆算して構成を設計
• 知識インプット・ワーク・振り返りをバランスよく配置
• 講義が続きすぎないよう、集中力を考慮した時間配分
• 受講者の理解度や進行状況に応じて柔軟に調整可能
• 研修担当者の負担を減らし、運営しやすいスケジュールを実現

自社だけで研修スケジュールを設計することに不安がある場合や、より効果的な研修運営を目指したい場合は、スケジュール設計から相談できる研修会社を活用するのも一つの方法です。

ガイアシステムでは、企業の課題や目的に合わせた研修設計を行っていますので、まずはお気軽にご相談ください。

「研修スケジュール作成」に関するよくある質問（Q&A）

まとめ

新たに会社に入ってきた新人を対象とした新入社員研修は他の研修とは異なり、短期間でたくさんの内容を盛り込むことが特徴です。

新入社員研修の目的・目標の設定、最適なカリキュラム内容の決定、予算や内製・外部委託かの選択、日程調整など決めることは数多くあるため、余裕を持ってスケジュールを作成しましょう。