風通しの良い職場にしたい！人事担当が取り組むべき改善アイディア

「風通しの良い職場」という言葉は、誰しもが聞いたことのあるものです。

多くの企業では、「職場のあるべき姿」「理想的な職場のカタチ」として表現されています。社員同士で感情や情報を社内外で積極的にやりとりできたり、従業員が「働きやすい」「ストレスが少ない」と感じることができる「風通しの良い職場」づくり。今回は、人事担当者へ向けて改善アイディアを解説します。

風通しの良い職場とは？

風通しの良い職場とは、「従業員が伸び伸びと働ける職場」ということができます。自分の気持ちを押し込めたままにならず、自分の意見や疑問、不満などを発信することができる環境が整っている状態です。

ただし、「自分の言いたいこと」をラフに言えるわけではなく、相手のことを尊重した話し方であったり「心理的安全性」が確保されている状態であることが前提となるため、一定のルールに基づいて意見を吸い上げる仕組みが必要です。

風通しの良い職場の特徴

風通しの良い職場には、次のような特徴があります。

①意見が活発にやりとりできること

チームとして方向性が統一されており、全員が一つのゴールに向かっていくための意見を言うことができる環境が整っています。お互いの立場に関係なく意見交換ができる柔軟性があり、「意見の否定や陰口をしない」などのルールを整えることで、誰もが安心して意見を発信することができるのです。

②多くの情報がオープンに共有

風通しの良い職場は、チーム全体に基本的な情報がオープンな状態になっています。「特定の人しか知らない」「●●さんには伝えない」といったことがないため、仕事を進める上でお互いが円滑なコミュニケーションをとりながら進められます。

品質の向上だけでなく、トラブルが発生した場合にもミスを最小限に抑えることが可能です。

③細かくルールを決めなくてもトラブルが起こらない

職場の風通しが良くなると、細かいルールを決めなくても大きなトラブルが起きません。基本的に共通認識が出来上がっていること、お互いが「トラブルを起こさない」意識を持っていることなどから、多くの企業で起こりやすい「人間関係のトラブル」を未然に防ぐことができるのです。

風通しの良い職場のメリット・デメリット

ここからは、「風通しの良い職場」を作るメリット・デメリットを解説します。「デメリットはあるの？」と思われるかもしれませんが、働き方の変化や従業員の多様性が広がったことによって、デメリットも生まれています。

それぞれを理解しておくことで、より良い「風通しの良い職場」を作りましょう。

メリット

①離職率の低下

従業員が退職してしまう理由の大きなものに「人間関係のトラブル」があります。トラブルには様々な要因がありますが、疎外感を感じたりコミュニケーションが取れていないと感じてしまうと、仕事のモチベーションが低下したり責任感を持って仕事をすることができなくなってしまうのです。

そのため、風通しの良い職場環境を作ることで、離職率を大きく下げることができます。

②コンプライアンス遵守につながる

風通しの良い職場で働くことで、自分のやっている仕事に対する意識が高まります。誰もがトラブルを起こさない、職場に不利益を起こさないような意識を持っているため、自分だけでなく他のスタッフにも助言やアドバイスできることにも繋がります。

現在は、些細なきっかけで重大なトラブルを起こしかねません。従業員のSNSの投稿やコメントを見て、「これはダメだよ」「気をつけたほうがいい」といった一言も言い合えるような関係が生まれるのです。

③トラブル対応が早くなる

風通しが良い職場は、全員が必要な情報を共有できています。何かトラブルが起こった時の対処スピードが早くなるため、被害を最小限に抑えることができます。

また、トラブルを逆手にとって信用を得ることができる可能性もあります。

デメリット

①コミュニケーションが苦手な人には苦痛

風通しの良い職場を作るにあたり、全員が円滑なコミュニケーションを取れるわけではないことを理解しておく必要があります。

「コミュニケーションを取らなければならない」ことがプレッシャーになったり苦痛になってしまい、職場に通うことが嫌になってしまうケースもあるため、社員それぞれに合ったツールを用意するなどしましょう。

②緊張感が無くなる

コミュニケーションが円滑になると、緊張感が無くなってしまうことがあります。良い意味で緊張感がなくなるなら良いのですが、相手へのリスペクトもなくなる可能性があるため注意が必要です。

あくまでも相手への尊重を忘れないことが、風通しの良い職場を作るためのコミュニケーションなのです。

③気遣いや配慮で疲れてしまう

「良い雰囲気を作ろう」と思うばかりに気を使い過ぎてしまい、本末転倒になってしまうこともあります。「風通しの良い職場を作ること」が目的になってしまうことがないように注意しましょう。

風通しの良い職場にするためにできること

これから「風通しの良い職場を作りたい」と思うけれど、何から始めたら良いかわからないという方に、改善施策をご紹介します。

低コストで取り入れやすいものもあるため、ぜひ取り組んでみてください。

・積極的な挨拶

どの時代でも「あいさつ」は大切です。お互いが挨拶をやりとりするだけで全体が元気になってきて、風通しがよくなります。

・社内イベントの実施

お互いの知らない一面を知ったり、チームビルディングにも役立つのが社内イベントです。

・休憩スペースの設置

誰もが好きな時に利用できるスペースを設置することも大切です。コーヒータイムや雑談などの時間を共有することも、チームの風通しをよくする一つの手段となります。

・フリーアドレス化

固定席をなくして、オフィス内の好きなところで働けるように環境を整えます。新人と管理職が同じデスクで働くことも珍しくなくなります。

・コミュニケーションツールの導入

最近では、様々なコミュニケーションツールが発展しています。会話が苦手な人でもチャットであればコミュニケーションできる人もいるため、複数のツールを導入しましょう。

・オフィスBGMを流す

オフィスにBGMを流すのも有効な手段です。有線やラジオなど、社員からのリクエストなどに答えながら空間づくりをするのも良いでしょう。

・サンクスメッセージを送り合う

相手への感謝などをメッセージカードによって送り合うものです。相手の良いところを探すようになり、チーム全体の空気が前向きになります。

・ジョブローテーション

社内留学制度などを作ることで、「新しい人を受け入れる」ことに慣れることができます。誰がどのタイミングで入っても受け入れられるチームこそ、本当の意味で「風通しの良い」職場ができていると言えます。

・ローカルルールを無くす

組織では、自然と「暗黙の了解」が生まれがちです。そういったローカルルールは風通しが悪くなる原因となりますので、無くすようにしましょう。

・メンター制度を作る

困った時に相談できる相手を作れるような仕組みを作っておくと良いでしょう。

・トラブル発見の仕組みづくり

アンケートや面談などを通じて、常にトラブルや不安・疑問などを解消できる仕組み作りは風通しの良い職場づくりに重要です。

・挑戦を積極的に応援する

新しいことに挑戦することは、企業にとって大きな前進になったり利益を産むきっかけになります。失敗を恐れない、周りがフォローできる空気を作りましょう。

・社内派閥を作らない

昔の企業にあったような「派閥」は、風通しが悪い状態の最たるものと言えます。派閥を作る必要がないような環境が重要です。

・社員同士のコミュニケーションに補助を出す

福利厚生の一環として、社員同士のコミュニケーション（部活動や親睦会など）に会社として補助を出すことも有効です。

・社長室の撤廃

最近増えてきているのが、「社長室の撤廃」です。社員全員が同じフロアで働くことで現場から声を伝えやすくなり、現場の様子を実際に知ることができるようになります。

風通しの良い職場を作っていくためには

風通しの良い職場を作るためには、次のことを意識すると良いでしょう。

①メンバーの相互理解を深める（チームビルディング）

②会社のビジョンや方向性を理解する

③行動指針を策定する

④最低限のルールを定めておく

時間はどうしてもかかってしまいますが、少しずつ積み重ねていくことで「風通しの良い職場」を作っていくことができます。

ガイアシステムでは、チームビルディングのための研修やコミュニケーションを深める研修を数多く提供しています。コンサルタントが準備からアフターフォローまでをしっかりサポートしますので、お気軽にご相談ください。