職場コミュニケーションを活性化させる方法|オンライン・リアル別にご紹介!

職場コミュニケーション

職場コミュニケーションの活性化は、業務を円滑に進めていくために欠かせないものです。年齢のバラツキなどによる壁をどのように払うかを考えるだけでなく、タテとヨコの関係性に加えて、ナナメとのコミュニケーションが活発になると職場定着率や業務の効率化にも繋がります。

また、最近では働き方改革などによって雇用の流動性が高くなっているため、職場でのコミュニケーションはより重要なものとなっています。

今回は、職場コミュニケーションを活性化させるメリット・デメリットや手法について解説します。

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職場コミュニケーションとは

職場におけるコミュニケーションは、日常的な会話や仕事における情報交換やノウハウの共有が一般的です。コミュニケーション不足は業務に支障をきたすだけでなく、お互いの会話が業務内容に関することだけになりがちになってしまいます。

最近では、業務時間内外の雑談も重要なコミュニケーションとして捉えられており、「仕事中の雑談はダメ」というこれまでの認識が大きく変わってきているのです。

職場でのコミュニケーション活性化のメリット

職場でのコミュニケーションを活性化させることで、様々な効果が期待できます。実際にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

それぞれを解説していきます。

①社員の定着率向上

コミュニケーションを活性化させるメリットの一番大きなものとして挙げられるのが、社員定着率の向上です。日頃のコミュニケーションをしっかりとおこなっておくことで、お互いが良いことも悪いことも発信しやすい環境を作ることができます。また、全体が日頃からコミュニケーションを取ることで、「意見の食い違い」を減らすことも可能になります。

これらの結果として、社員にとって「働きやすい」「居心地が良い」空間が自然と生まれ、社員の定着率が向上するのです。

ただし、「意見を言いやすい環境」とはいっても、お互いに対するリスペクトがない状態ではコミュニケーションとは言えません。言葉を選ばず、ズバズバというだけの状態とは違うことを意識しておきましょう。

②情報共有が活発になる

日々の業務のほとんどは、一人で完結することはありません。チームや組織全体の人が関わって行うものであり、コミュニケーションが活発であれば業務や意思疎通によってイノベーションが生まれます。

また、社内で共有される情報量が増えると、課題解決や顧客満足度を高めるための方法や部署間の協力体制を作ることもできます。

③個々の発信力が強化される

対人コミュニケーションには、人それぞれに「得意・不得意」があります。組織やチームの中で意見を言いやすい環境であったり、受け入れてくれる空気感があると自分の意見が発信しやすくなるのです。

ただし、どうしても発信ができない人から意見を引き出したり、強制的に発言させるようなことは逆効果になるため、その場合には違うツールや仕組みを作るなどの対象が必要になります。

④サービス品質が向上する

職場でのコミュニケーションが深まると、社員の離職率が減ります。それにより、顧客の担当者が頻繁に変わる可能性が減ることになります。このことから、顧客の安心感が高まり、満足度の向上や企業ブランディングにも良い影響を及ぼすのです。

さらに、部署間でのコミュニケーションが円滑になると他部署が受けたもの(お客様の声など)を迅速に共有してくれる環境が出来上がるため、品質向上につながるのです。

⑤エンゲージメントの向上

エンゲージメントとは、社員の自社に対する信頼性や愛着のことです。職場でのコミュニケーションが円滑になることで、社員の帰属意識が強くなります。結果、仕事へのモチベーションや責任感が強くなるだけでなく、コンプライアンスを遵守する意識も高まります。

昨今のSNSなどによる炎上や情報漏洩などの問題を防ぐには、エンゲージメントを上げることも効果的であることから、お互いのコミュニケーションはとても重要なのです。

コミュニケーション活性化の手段(オンライン・対面)

ここからは、多くの企業で行われている「コミュニケーション活性化の手段」について解説します。

オンラインで行えるものと「対面だからこそ」できることがありますが、自社で活用できるものは積極的に行い、本当の意味でのコミュニケーション活性化を目指しましょう。

オンラインでできること

社内SNSなどの活用

最近では、社内専用のSNSを導入する企業が増えています。コミュニケーションツールとしての利用はもちろんのこと、「他部署ではどんな人が働いているのか」を知ることができたり、社内ならではのコンテンツを充実させることでコミュニケーションを強化することができます。

オンラインイベント

企業によっては、フルリモートで働くことが当たり前の時代ですから、様々なオンラインイベントによってコミュニケーションを深めることもあります。

基本的には自宅やカフェなどどこからでも参加することができるような内容ばかりですが、「オンラインランチ会」や「人狼ゲーム」「謎解きゲーム」など、一般的なことから流行を取り入れたことまで幅広く行われています。

社内報の発行

これは、オンラインオフラインどちらでも行えるものですが、SDGsの考え方が広まる中で、オンラインの社内報を発行する企業が増えています。

自由な企画を立てることができることから、「自社で活躍する人」「自社だからこそできるノウハウ」「社長の素顔」など、あらゆる形で社内のコミュニケーションを活性化させられるのです。

動画(ラジオ)配信

最近増えつつあるのが、自社内専用の動画やラジオです。社内限定公開にすることで、いつも一緒に働く人の違う一面が見えたり、モチベーションが上がるようなコンテンツを作る企業も増えているのだとか。

対面だからできること

部活動

社内で部活動やサークル活動をおこなっているところは多々あります。できる人が限られていることもありますが、社員が自由に好きなことに打ち込むことで、業務中に取れないコミュニケーションを取ることができるのも良いポイントです。

フリーアドレス制度

フリーアドレスとは、オフィスの座席を固定せずに誰がどこで仕事をしても良いという制度で、ミーティングや上司との話し合いを、会議室で行うのではなくカフェスペースでやってみたり、オフィスの壁を取っ払うことでお互いのコミュニケーションが円滑に取れるようになります。

社員食堂などの充実

「シャッフルランチ」やイベントなどに社員食堂を活用したり、従業員のリクエストを積極的に取り入れることで、社員食堂などを活用したコミュニケーションを活性化させることが期待できます。

1on1

上司や先輩と1対1でミーティングすることでコミュニケーションを深めることが期待できます。現在では多くの企業で行われており、オンラインでもできないことはありませんが、対面だからこそ感じる空気や言葉のニュアンスなどがあるため、基本的には対面が良いでしょう。

集合研修

「コロナ禍に研修?」という声が聞こえてきそうですが、コミュニケーションに課題を感じている企業が多いからこそ、集合研修によるコミュニケーションや意見交換はとても重要です。お互いがどんなことを考えて仕事をしているのか、他の従業員をみた時に、「自分はどういった仕事をしていくべきか」を考えるきっかけにもなることも、コミュニケーションを深めることの意義があると言えます。

プロの力を借りることも有効

今回は、職場コミュニケーションを活性化させることの重要性について解説しました。自社の課題を解決するためにコミュニケーションを深めるにあたり、いろいろなイベントの企画に力を入れ、運営などにはプロの力を借りるのが効率的です。

ガイアシステムでは、自社内でのコミュニケーションを深めるためのプログラムを提供しています。コンサルタントが準備からアフターフォローまで丁寧にサポートしますので、まずはご相談ください。

 

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