トレーナーを育成してOJTによる人材教育を成功させるポイント

「OJTがうまくいかない」「トレーナーの育成方法を知りたい」

そんなお悩みをお持ちの経営者や企業担当者の方も多いのではないでしょうか。

新入社員を迅速に育成するには、OJT(On-the-Job Training)研修が効果的です。
実際にOJTによる新人研修を取り入れ、成果を出している企業は数多く存在します。

しかし、OJTを導入しているにも関わらず効果が出ないという声も少なくありません。
それはOJTトレーナーの指導力の育成が不足していることに要因があります。

本記事では、OJTトレーナー育成方法と人材教育の成功に必要なポイントをご紹介します。

目次

新人教育にOJTが効果的な3つの理由

新人教育にはOJTが効果的です。

OJTとは「On-the-Job Training」(オン・ザ・ジョブ・トレーニング)の略称であり、
新人や未経験者に対して実務体験を通して業務を覚えてもらう教育手法です。

OJTが新人教育に効果的である3つの理由

  1. 実務に直結する人材教育や研修ができる
  2. トレーナーにも指導力が身に付き成長につながる
  3. 新入社員の早期退職の防止になる

OJTは指導される側であるトレーニーだけでなく、
指導する側であるトレーナーにとっても成長を促す効果があります。
※トレーニーとは、職業などの訓練を受ける人・研修生・研修員という意味。

実務に直結する人材教育や研修ができる

OJTはトレーナーがトレーニーの前で実際の業務を見せることによって、
実務経験に即したスキルや就業態度を習得させやすいのが特徴です。

一方、OFF-JTは「Off The Job Training」(オフ・ザ・ジョブ・トレーニング)の略称で、
職場から一時的に離れた場所で行う教育手法です。

具体的には、外部講師による企業内集合研修やセミナーなどを指します。
業務に必要な知識や理論を体系的かつ効率的に学び、
また業務に直結はしないけれどもビジネスパーソンとして必要な知識やスキルの習得を目的とするものです。
そのため、OFF-JTにはOJTのような即効性や迅速性はありません。

OJTの優れた点は、経験や勘に頼った言語化が難しい主観的な知識や、
習熟に時間を要するものなど、実践を交えないと理解習得に至れないスキルを
学習するのに適している
点です。

厚生労働省の調査によると、OJTを導入する企業は70%を超えており、
その効果が高く評価されていることがわかります。

【事業所調査】1 OFF-JTを正社員に対して実施した事業所は 75.7%(前回 75.4%)、
正社員以外に対して実施した事業所は 40.4%(前回 38.6%)

【参考】『厚生労働省』平成30年度能力開発基本調査(図10) 厚生労働省 平成30年度「能力開発基本調査」より



このように多くの企業に取り入れられる教育手法ですが、
そもそもOJTは戦時中のアメリカで膨大な軍人を効率的に育成するために開発された
「4段階職業法」がベースです。

「4段階職業指導法」とは

「4段階職業指導法」とは以下の4つのステップを踏むことで、
仕事に必要な知識やスキル、就業態度などを修得させ、業務処理能力や力量を高める指導法です。

  1. Show:作業をして見せる
  2. Tell:作業内容を説明する
  3. Do:実際に仕事をやらせてみる
  4. Check:フォローする

「4段階職業指導法」は人材育成の所要時間をカットし、
複数のトレーニーの習得のバラつきが解消され、効率的にOJTが実施できる効果があります。

「4段階職業指導法」はOJTの起源と言われています。

「4段階職業指導法」が開発された背景は、第一次世界大戦の最中のアメリカにあります。
当時、従来の10倍の作業要員の補充が必要となり、大量の新人を早急に育成する必要がありました。

そのため、新人教育担当に任命されたチャールズ・Rアレンが考案した指導法が「4段階職業指導法」であり、トレーニーに仕事の全体像を理解させる過程を4ステップに分けるという指導法となっています。

トレーナーにも指導力が身に付き成長につながる

トレーナーにとって最初は手探り状態だったとしても、
指導回数を重ねるたびにどのように指導すれば良いトレーニングができるかが徐々に分かってきます。

トレーニングを通じてトレーナー自身の指導スキルや問題解決のスキルを向上させることができるのです。

トレーナーが身に付けられるスキル・経験は以下の通りです。

  • 教育スキル
  • リーダーシップ
  • チームへの視野の拡大

トレーナーが指導方法を体得すると、将来的に管理職の立場になった時に役立つので、
将来的な管理職へのステップアップに必要なスキルセットだと言えます。
したがって、OJTはトレーナーのキャリアアップにも多大に影響する双方に価値のある教育法です。

新入社員の早期退職の防止になる

新入社員の早期退職の原因として、職場内で良好な信頼関係が築けないことが挙げられます。
そのため、新入社員が働きやすく、居心地の良い環境を作ることができるか否かが
定着率に影響するのです。

その点、OJTは社内のコミュニケーションを活発化し、信頼関係の構築ができる点で優れています。

OJTはトレーナーとトレーニーが質問と回答のやりとりを頻繁に行います。
やりとりを通してトレーナーとトレーニーの間に協調性や信頼関係が生まれ、
良好な人間関係を築くことができるのです。

トレーナーとトレーニーの信頼関係はOJTの効果の一例にとどまらず、
OJTにおけるトレーナーの心得としても大変重要です。

OJTトレーナーの人材育成を成功させるポイント

OJTを成功させる要であるトレーナーの育成では
「トレーナーの人選」や「組織としてのサポート体制」が重要です。
OJTトレーナーの人選は教育内容の質に直結します。

OJTトレーナーに求められる要素はいくつかありますが、
特にトレーニーの成長可能性を信じる価値観を持っているかどうかは意識しておくべきです。

OJTトレーナーにふさわしい要素のない人材をトレーナーに選んでしまうと
トレーニーに対して良質な教育を行うことができません。

第2 に育て上手のマネジャーは,主体性不足の若手社員を指導する際に,
①若手の成長可能性を信じて期待し,②共に考えることで若手の内省を促し,③仕事の方法を改善することに力点を置く傾向にあった。

【参考】松尾睦(北海道大学)「育て上手のマネジャーの指導方法――若手社員の問題行動とOJT
北海道大学 松尾睦教授「育て上手のマネジャーの指導方法-若手社員の問題行動とOJT-」

また、OJTトレーナーに対する組織としてのサポート体制も成功要因として欠かせません。

トレーナーは通常業務に加えて新人教育を行い、
さらにはOJTに関するスケジュール管理などもこなす必要があります。

そのため、トレーナーの物理的・心理的な負担を軽くするために
組織全体でサポートすることが非常に大切です。

トレーナーに求められる4つの資質と心得

トレーナーにとって必要な資質や心得は以下の4点です。

  • 信頼関係を構築できる
  • フィードバックを適切に行える
  • ティーチングとコーチングスキルを使い分けられる
  • 中長期のゴールを伝えられる

4つの資質や心得は、OJTトレーナーになりたてのときだけでなく、
改めてトレーナーの心得を再認識するときにも役立ちます。

信頼関係を構築できる

トレーナーに求められる資質や心得において、
トレーナーとトレーニーの信頼関係の構築は最も重要だと言えます。

新人が業務遂行できるように具体的な指導をすることはもちろんですが、
まずはトレーナーに親しみを感じ、仕事の楽しさを実感してもらうためにも
トレーナーとトレーニー間の信頼構築が重要だからです。

もしトレーナー・トレーニー間の信頼関係が十分に築けていないと、
トレーニーはトレーナーの話を傾聴する気持ちが薄れ、教育が円滑に進みません。
最悪の場合、トレーニーの早期退職につながりかねないのです。

OJTの教育指導法を実施する際には、
第一に信頼関係を上手に構築できる社員をトレーナーとして選出することが大切です。

フィードバックを適切に行える

フィードバックはトレーニーにとって何ができ、何ができないかを明確にすることが可能です。
したがって、適切にフィードバッグすることはトレーニーの成長を促進させることができます。

4段階職業指導法における4つのステップの「check」は一番重要であるにもかかわらず、
意外に軽視されがちです。

その理由として、トレーナーは自らの仕事と同時進行で新人教育を行うため
「check」の工程まで手が回らないことが考えられます。

トレーナーのフィードバックのポイントは「できなかったところ」を伝えるだけでは不十分です。
「どのようにすれば、次回以降うまくできるようになるか」の答えを引き出す意識を持つことが大切です。

同時に「良かったところはどこか」「トレーニーの仕事の長所はどこか」などの

良い点を褒めること
によって、トレーニーのモチベーション改善にもつながります。

ティーチングとコーチングスキルを使い分けられる

OJTにおける教育法には、「ティーチング」と「コーチング」があります。

「ティーチング」とは持っている知識・スキルを相手に伝えることであり、
「コーチング」は質問や会話によって相手に深い思考をさせ、新しい気づきを得る手助けを行うことです。

ティーチングとコーチングはどちらが優れているというわけではありません。
双方を状況に合わせて使い分けられることが大切です。

ただし、ティーチングだけでは下記のような問題が発生する可能性があります。

  • 新しい問題に直面した時に応用が利かない
  • 作業者になってしまい会社が求める人材から離れてしまう恐れがある

なぜなら、ティーチングだけだとトレーニーが受け身の姿勢になってしまうことがあるからです。

受け身の姿勢だと、新しい問題が発生しても対処するための知識やスキルを習得できず、
臨機応変に対応できません。

また、能動的に考えないようになってしまい、
言われたことしかできない作業者と化してしまう可能性があります。

したがって、最終的に新人教育のOJTでは、
スキルの伝達をしながらトレーニーに自身の頭で考えることや自立を促すことが目的となります。

中長期のゴールを伝えられる

OJTにおける指導において目標を適宜設定し、トレーニーに伝えることは大事なことです。
中長期の目標設定では、概ね3~5年以内の目標を設定します。
新入社員であれば「独り立ちする」ことが目標となるでしょう。

もし目標を示さないと、OJTで示す業務内容の理解が浅くなり、
どんな人材になれば会社の期待する人材になれるのかという目指すべきイメージが
トレーニーに伝わりにくくなります。


「〇か月後までに〇〇をできるようにしよう」
「将来的には〇〇ができるように目指していこう」など、
目標についてトレーニーとコミュニケーションをとり、連携していくことが必要です。

トレーナーを組織でフォローする

OJTトレーナー自身も成長途中にあるので、
全てをトレーナー任せにしてしまうとトレーナーの負担が大きくなり過ぎて、
結果的にOJTの質が下がってしまう可能性があります。

そういった事態を避けるためにもトレーナーに対するフォローは欠かせません。
例えば、適宜トレーナーの上長がトレーナーと面談機会を作るなどして、
チーム内のコミュニケーションを図ることが重要です。

また、トレーナーとトレーニーの状況把握のために
「OJTの進捗をチーム内で共有する」こともフォロー対策
として有効です。

OJTの進捗管理をチーム内で共有する

OJTの進捗管理をチーム内で共有することで、
トレーナーやトレーニーの異変や悩みに気が付きやすい環境になります。

トレーナーとチーム双方が情報共有できるのがメリットです。

もし進捗が悪い場合はトレーナー・トレーニーのどちらかが壁にぶつかっている可能性があり、
面談をするなどして対処ができます。
もしOJTの進捗を把握できる環境がないと、OJTがうまくいっているのかが分かりません。

したがって、チーム全体としてトレーナーとトレーニーの様子に配慮することが大切です。

また、トレーニーが成果をあげた際もチーム全体で祝うなどして、
トレーナー・トレーニー双方のモチベーションを高く保つことができる雰囲気を醸成すること
チームとして行うことが必要です。

OJTがうまくいかないときの原因

OJTがうまくいかない原因としては以下のような点が挙げられます。

  • 経験の浅い社員がトレーナーの役割を務めている
  • トレーニーの特性や強みを無視した研修になっている

OJTトレーナーになったら、このような事態に陥ってないか日々確認することが大切です。

経験の浅い社員がトレーナーの役割を務めている

経験が浅い社員がトレーナーになる場合、
4段階職業指導法の「tell」や「check」の説明が上手にできず、
業務の目的や意味を正確に伝えられない可能性があります。

業務の目的や意味を伝える「tell」のステップでは、
ただ伝えるだけではなくトレーニーからの質問も受け付け、
より一層理解を深められるようにすること
が必要です。

また、「check」のステップでは、「tell」で伝えきれなかった補足事項も付け加えます。
そのため、このステップがうまくいかないとOJTがうまくいきません。

OJTがうまくいかないときは、まず経験の浅い社員がトレーナーを務めていないかどうか確認しましょう。

トレーニーの特性や強みを無視した研修になっている

トレーニーの特性や強みを無視してしまうと、
トレーニー自身が自分の強みを自覚できず、成長ビジョンが見出しにくくなってしまいます。


会社が型にはまったOJTプログラムを用意してその枠にトレーニーをはめてしまうことは、
トレーニーの特性をうまく活用できない事態につながる可能性があります。

トレーナーが心がけるべきことは、
新人社員が深く知りたそうにしている分野があれば時間をかけてOJTをし、
将来的にその分野のプロフェッショナルとして活躍できる下地を引き出してあげる
ことです。

社外講師によるトレーナー養成プログラムの活用も有効的

トレーニーに必要な思考法の取得は外部の社外講師による育成研修プログラムの受講も効果的です。
弊社ガイアシステムでも研修プログラムをご用意しています。

  • 「OJTで新人を教育させるのが一番効率が良く理想的だが、うまくいっていない」
  • 「OJTにおけるトレーナーをどのように育成すると良いか知りたい」

このような社内の教育体制に悩みを持つ経営者や教育担当者などの管理職の方は、
ぜひお気軽にお問合せください。

まとめ

OJTは実務を通じて業務の知識やスキルを身につけられる教育方法です。
OJTが成功するとトレーニーとトレーナーの双方が成長を遂げることができます。

しかし、トレーナーの適正な選抜やチームのフォロー体制の準備がなされていないと、
意欲的な新入社員であっても最悪の場合早期退職につながる恐れがあります。

そのような事態にならないために、OJTトレーナー任せにせず、
社内が一丸となってOJTを成功に導きましょう。

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