行動や意識を変える!ビジネスマンが身につけるべきタイムマネジメント研修とは?

タイムマネジメント研修とは?

日本の働き方改革などが進むにつれ、「タイムマネジメント」の重要性が注目されるようになっています。ですが、実際に「タイムマネジメントをしよう」と言われても、何をどう進めれば良いかわからない人は多いのではないでしょうか。また、本質を理解していてもうまく行かない人もいるでしょう。

 

今回は、明日から使える「タイムマネジメント」の考え方やコツ、「タイムマネジメント研修」を検討している方に役立つ情報をお伝えします。

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タイムマネジメントとは

「タイムマネジメント」と聞くと、時間に関することと思いがちですが、実際には違います。タイムマネジメントとは、時間の使い方を改善することによって業務効率や生産性の向上を目的としたものです。
最終的には、成果をあげるための仕事に注力できるようになることがゴールであり、意識としては、マネジメントの対象が時間ではなく行動であることが大切です。

タイムマネジメントの方法・コツ

実際にうまくタイムマネジメントをしながら仕事を進めるには、方法やコツを理解しなければなりません。
ここからは、タイムマネジメントの原則やコツなどを解説します。

タイムマネジメントの原則

 
見える化

タイムマネジメントにおいて、仕事や習慣、優先順位など様々なものを”見える化”しておくことが必要です。例えば、抱えている仕事の洗い出し、工数や重要度の確認などを行うことで、優先順位を冷静に決めることができます。決められた優先順位によって、やらなければならないことは「今日」なのか「来週」なのかなど、スケジュールを考えることができます。

 
振り返る

日常業務においては、自分が組んだスケジュールが常に予定通りに進むわけではありません。イレギュラーなことは発生しますし、自分の想定以上に仕事に時間がかかることもあるでしょう。そのため、一日1回以上は振り返るクセをつけることが重要です。

振り返り方にはいろいろな方法がありますが、例えば「KPT(ケプト)法」などのフレームワークを使うことで、スムーズに振り返ることができます。

 
目標設定を丁寧に行う

仕事における目標設定は、業務のゴールや自分の成長のためにこなしていくことなどについてクリアしていくステップや最終目標などを決めるものですが、タイムマネジメントでも目標設定は重要です。

仕事における目標設定については、こちらの記事で詳しく解説しています。

タイムマネジメントがうまい人の特徴

では、タイムマネジメントがうまい人はどういうことに気をつけて、心がけているのでしょうか。いくつかのポイントに絞って、解説します。

コミュニケーション力

タイムマネジメントがうまい人は、相手が求める成果を正確に把握して仕事しています。わからないことがあればその場で質問したりコミュニケーションする中で解決していき、認識を統一するようにしています。そのため、状況の変化や突発的な対応もスムーズに行うことができます。

時間の見積りができる

日頃からタイムマネジメントが確実にできているため、所要時間と優先度を考慮して業務時間を適切に配分することに慣れています。また、前倒しが習慣化していることや、業務が進む上で発生しそうなトラブルや問題などを先読みして予測、対処法を考えておくことができます。

課題などを先送りにしない

難しい課題や苦手な業務については、うまく優先順位を入れ替えながらクリアしています。また、自分がやるべきことや人に任せられることを判断して業務をうまく整理すること、「全てを自分でやらなければならない」という思い込みを捨てることで、納期が遅れることなどがないように徹底しています。

着手前にイメージを固める

タイムマネジメントがうまい人は、仕事を始める前に次のことを意識してイメージを固めています。意識することは全部で5つあり、それぞれの頭文字から”QCDRS”と言われています。

Q(クオリティ):品質レベル

どれくらいの品質を目指すのか

C(コスト):コスト

どれくらいのコストを投入するのか

D(デリバリー):納期・締切

いつまでに仕上げる必要があるのか

R(リスク):リスク

どのようなリスクが考えられるのか、また、対処法は何か

S(サービス):サービス・配慮・気遣い

どこまで配慮するのか

こういったイメージをしっかり固めておくことで、うまくタイムマネジメントをしながら業務を進めることができます。

仕事の性質に応じたタイムマネジメント例

考える仕事

提案書作成や企画立案などの考える仕事については、短時間で集中的に仕事をするようにすることがオススメです。

例えば、自分から締切を決めて他者に公言することで自分を追い込んでいくのも一つの方法です。もちろん、極力納品は前倒しできるよう心がけるようにしましょう。

こなす仕事

見積書作成、資料整理、会議準備などの「こなす」仕事については、「準備→仕事→準備→仕事」といったように、業務が連続する流れを作る意識が大切です。

時間が拘束される仕事

会議、打ち合わせなど相手に行動が拘束される仕事については、拘束される時間を減らせるような工夫をするようにしましょう。相手に依頼したりすることも必要です。

タイムマネジメントを行う上での注意点

無理なく実現可能な範囲で行う

タイムマネジメントは、ジブにとって無理なく実現可能な範囲で行うようにしましょう。タイムマネジメントを行うことがゴールになってしまい、本来やるべきことができなくなることがないよう、意識しなければなりません。

直感や感覚で判断しない

タイムマネジメントでは、優先順位などいろいろなことの判断が必要です。それぞれの判断をする場合には、自分の直感や感覚で判断するのではなく、「自分が立てたゴールや業務を遂行し、成果をあげる仕事に注力できるためには?」という意識を持つ必要があります。

タスクマネジメントも重要

日々の業務において「タイムマネジメント」ばかりに意識をとられることなく、自分のタスクマネジメントをしっかりと行うようにしましょう。自分のタスク進捗管理が失敗してしまうと、タイムマネジメントもうまくいきません。

ガイアシステムのタイムマネジメント研修は?

プログラム内容

テーマ詳細内容
1.時間管理について考える・ワークショップ:仕事の時間管理に関する悩みを共有する
・タイムマネジメントの必要性
2.優先順位を明確にする・優先順位をつけることが仕事の成果をあげる
・ワークショップ:「緊急度」と「重要度」で整理する
・パレートの法則~選択と集中の重要性~
3.ハイパフォーマーはやっている“細切れ時間”の有効活用・ワークショップ:キャパシティワーク
・時間を有効活用するクラスタリング
・私たちが勘違いしている脳の機能
・ワークショップ:細分化できる業務を洗い出す
4.早く帰る人はやっている“上手な仕事の受け方”・ワークショップ:資料作成ワーク
・過剰品質のワナ
・“時間の浪費”はコミュニケーションのかけ違いから
・上手な業務の受け方と上司のマネジメント
5.タイムマネジメントで人生をマネジメントする・あなたの人生の目的
・交流分析心理学が提唱する6つの時間
6.まとめ・総括・ワークショップ:明日からの実践を整理する

タイムマネジメントで自己研鑽

タイムマネジメントがうまくいくと、時間をどんどん捻出できるようになり、業務改善や新たな効率化、自己研鑽などに時間を使えるようになります。結果的に、自社の業績を高めることができるほか、自分のスキルをあげることに繋がります。また、研修を検討しておられる方は、階層別研修のなかにタイムマネジメントを組み込みつつも、タイムマネジメントを単体で実施することでより効果的にスキルを身に付けることが可能となります。

自社の社員にタイムマネジメントを身に付けさせたい方は今からでも遅くはありませんので、研修を企画・実施しましょう。

ガイアシステムでは、研修の企画準備からアフターフォローまでを丁寧にサポートします。お気軽にご相談ください。

 

さまざまなニーズに応じた豊富な人材育成研修プログラムをご用意しております。
研修コンシェルジュが丁寧で適確なご案内をさせていただきます。

0120-117-450

受付 9:30~18:00(土日祝日除く)


   

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