チーム学校の一員として、学校経営の充実のためコミュニケーション力とプレゼン力のスキルアップを図り、教育活動を支えたい

01Purpose

コミュニケーション研修の導入目的

学校事務職員として、日々、教職員や保護者、子どもたちと接する機会が多くありますが、話すことに苦手意識を持つ職員も少なくありません。

それでも、「学校が好きだから」と、この仕事を続けている方が多く、事務職員としての役割をしっかり果たしたいという前向きな思いを職員の皆さんから感じています。

そこで、職員が感じている課題を踏まえ、伝え方やコミュニケーションスキルの向上を目的とした研修カリキュラムの導入を依頼しました。「的確に伝える力（プレゼン力）」や「相手の話をしっかり聞く力（傾聴力）」を身につけることで、職員一人ひとりがより自信をもって日々の業務に取り組めるようになればと考えています。

02Work

「学校事務職員」の業務について

学校事務職員は、学校が円滑に運営できるよう学校運営に関わる事務全般（学校財務、就学支援、情報管理、教職員に関する対応など）幅広い領域を担っています。例えば、保護者への学校徴収金の案内や徴収、職員の育児手当などの福利厚生に関する業務や、服務に関する相談対応などがあります。

電話や窓口での対応も日常的に多く、教育委員会や保護者からの問い合わせににも応じています。先生方は授業などで忙しいことが多いため、電話をすぐに取り次ぐことが難しい場面もあります。そんなときには、要件を簡潔に分かりやすく伝える力や、臨機応変な対応が求められます。

業務上、先生方に書類提出をお願いする場面も多いのですが、先生方には何よりも児童・生徒への教育活動を優先していただきたいと考えているため、できるだけ負担にならないよう配慮しながら依頼することを心がけています。それでも、実際には調整が難しく、もどかしさを感じることもあるのが正直なところです。

そうですね。コミュニケーションを必要とする窓口対応の機会はとても多いです。

事務室は学校の入り口に近い位置にあり、来校された保護者やお客様の最初の窓口となることがほとんどです。防犯上の理由からも、来訪者はまず事務室の前を通るような動線になっている学校が多いかと思います。 

事務室1階で職員室が2階にあるなど、離れた場所にあることも珍しくありません。そのため、電話対応を含め、事務職員が学校全体の窓口として対応することが多いです。

学校事務職員は、教職員や児童・生徒、保護者と関わる機会が多く、コミュニケーション力が求められる仕事だと感じています。

コミュニケーションは、スキルの高さ以上に、「思いが伝わること」が円滑なやり取りにつながると感じています。

「先生方に負担をかけたくない」「子どもたちと向き合う時間を確保してほしい」という皆さんの想いは、先生方にしっかりと届いているように感じます。

研修では、コミュニケーションスキルの向上を通じて、現状の改善に少しでも貢献できるようサポートさせていただきたいと考えています。

03Issue

お困りごと・課題感について

これは、私の抱えている課題感なのですが、日々の打ち合わせや会議の中で、自分の伝えたいことがうまく伝わらないと感じる場面がよくあります。

特に、全体に向けて一斉に情報を伝え、正しく理解してもらうことの難しさを感じています。

例えば、年度末には書類の提出をお願いする機会が多くありますが、なかなかスムーズに進まないことがあります。
書類や記入例を用意し、保管場所や締め切りについても周知しているのですが、締め切り日を過ぎても、提出が半数ほどに留まることもあります。先生方もお忙しいので、単に見逃してしまったのかもしれませんが、「もっと適切な伝え方があったのでは」と反省することも少なくありません。

伝わりやすさを意識して、口頭での説明に加え資料を作成して補足するなど工夫を重ねてきましたが、それでも思うように意図が伝わらないと感じることもあります。

実際、同じような課題や悩みを抱えている職員が多いことも耳にしてきました。
そこで、伝え方やコミュニケーションスキルの見直しを通じて、業務をより円滑に進められるようになることを目的とした研修カリキュラムを依頼しました。

04Voices

受講者の声

研修カリキュラムはこちらからご確認いただいけます。

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05Change

研修後の受講者の変化

研修後、多くの受講者が「学んだ内容を実践に活かしたい」と強く感じている様子が見受けられました。

すぐに実行に移せる実践的なアドバイスも多く、「自分にもできるかもしれない」「試してみよう」と前向きな気持ちになったという声もありました。

田近講師の「自分は伝えたつもりでも、相手に伝わっていなければ、それは伝えたことにならない」という言葉が印象に残っています。自分では伝えたつもりでも、実際には伝わっていないことに気づくたびに、伝え方の重要性を考えるようになりました。

それ以来、プレゼンの前に伝えたい内容を台本にまとめ、頭の中でシミュレーションするようにしています。とはいえ、実際に話すとつい言葉を省略してしまったり、伝え忘れてしまうことも多いです。

それでも「どう伝えるか」を事前に考えることで、うまくいかなかった時に改善点を見つけやすくなりました。「あの言葉を省略したからかな」「ここが、分かりにくかったのかな」と振り返り、少しでも改善できるようにと考えています。

研修でHowツリーを作成してみて、自分はこれまで課題を「書き出す」という習慣がなかったことに気づきました。
実際に書き出してみると、改善点がはっきりと見えてきて、すごく効果的だと感じました。今後、同じような課題に直面したときには、この方法をぜひ試してみたいと思います。仕事だけでなく日常生活の中でも、言葉にすることの大切さをあらためて実感しました。最近では、ちょっとした気づきもメモに残したり、業務の振り返りを短くても言語化してみるようにしています。

以前は、メモだけでやり取りを済ませることが多かったのですが、それではうまく伝わらないことが多いと気づきました。改善策として、必ず「一言」声をかけることを意識しています。また、「どう話せば伝わるか」「どんな言い方が効果的か」といったことにも自然と気を配るようになりました。

研修で学んだことをしっかり実践されているのが伝わります。コミュニケーションは繰り返し練習することでスキルアップしていきますが、そのプロセスが着実に進んでいますね。

人とコミュニケーションを取る前に、頭の中で「台本」を組み立て、実際に伝えてみて、伝わらなかった部分を反省し、次に活かすというプロセスが非常に明確で素晴らしいです。研修を活かしていただけること、本当に嬉しく思います。

06Curriculum

研修カリキュラム

実際の研修カリキュラムを一部、ご紹介させていただきます。

• 第1回　傾聴力研修
• 第2回　ロジカルシンキング研修
• 第3回　プレゼンスキル研修　

【研修の目的と狙い】
１、信頼関係を構築する上で大切になる、コミュニケーションの本質を学ぶ
２、相手のニーズや本音を引き出せる「傾聴力」を習得する
３、体験型プログラムにより即現場で活かせる「実践力」を習得する

【研修の目的と狙い】
１、 ロジカルシンキングを身につける、筋道の通った考え方で物事を組み立てることができるようになる
２、物事の本質を明らかにするロジックツリーを習得する
３、体験型プログラムにより即現場で活かせる「実践力」を習得する

【研修の目的と狙い】
１、 伝わる伝え方を習得するための「プレゼンスキル」を学ぶ
２、1対複数、1対1のコミュニケーションテクニックを学ぶ
３、体験型プログラムにより即現場で活かせる「実践力」を習得する

07Reason

ガイアシステムの研修を選んだ理由

実はガイアシステムさんに決める際、私は担当ではなかったんです。

ただ、前任の担当者からは「信頼できる研修会社を見つけるのがとても難しかった」と聞いています。

これまで、私たち学校事務職員研究会では、外部の会社に研修を依頼することはほとんどありませんでした。講師を依頼する場合は、よく知っている大学の教授や、教育委員会とつながりのある講師など、いわゆる”つて”を頼って選ぶことが多かったんです。そういう意味では、今回ガイアシステムさんにお願いするのは、私たちにとって新たな挑戦だったと思います。

研修を進めていく中で、予算面の調整もありましたが、最終的にとても良いご縁をいただけたと感じています。参加者の反応も非常に良く、来年度も、もう一年お願いさせていただくことが決まりました。引き続き、どうぞよろしくお願いします。

次回の研修では、「講師との対話や質問を中心とした研修」をリクエストしたいと考えています。実際、前回の研修でも、終了後に田近講師と直接話をしたいという受講者が多く、講師との対話を求める声が多くありました。

研修の中で、個別のニーズにも応えられるような工夫があれば、一人ひとりの学びがより深まり、全体としてもさらに充実した研修になるのではないかと感じています。講師との対話を通じて、参加者が具体的な課題や疑問を解決できるような時間が増えると、より実践的な学びが得られると期待しています。

会話形式や質疑応答形式など、より良いスタイルでの研修ができるよう考えてみます。受講者のニーズに合わせて、より実践的で充実した内容にしていけるよう努力させていただきます！

先日、他社のオンライン研修を受講したのですが、chatをうまく活用している手法が印象的でした。私自身、グループワークが得意ではないのですが、講師が質問を考える時間を取ってくれて、落ち着いて質問を考えることができました。さらに、匿名で質問したり、いいねをつけたりできる機能があり、その質問内容を講師が拾ってくれたりしました。リアクションをするのは緊張しますが、このような気軽に参加できる環境のおかげで、いつもより多くの意見が出たように感じました。

いいですね。貴社に合う研修スタイルだと思いますので、弊社も参考にさせていただきます。様々なご意見・手法を研修に活かし、カリキュラムの構築をさせていただきます。

08Trainer

担当講師紹介

講師プロフィール

田近 博士（たぢか ひろし）

年間100件を超える研修で、全国に10,000人以上の受講者を支え活躍する人気講師―
温かみのある関西弁と、わかりやすく心に響くストレートな伝え方が特徴で、受講者の行動変容を力強くサポートしている。

「その人の人生にとことん寄り添う」という想いを軸に、研修での学びを通じて受講者が新たな一歩を踏み出せるよう導く姿勢が、多くの企業から高く評価されている。

単なる知識提供にとどまらず、現場ですぐに実践できる研修内容と共に、モチベーションを引き出す講義は「今の時代に必要な学びの場」として人気を集めている。

愛情深いコミュニケーションスタイルと丁寧な指導を通じて、受講者が前向きに自信を持って踏み出せるよう研修を展開。研修・コンサルティングでの出会いを通じて、人生やキャリアを前進させたい方を企業・人を全力で支えている。

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