オンライン研修ツールとは?主な5つの機能とメリットを詳しく紹介

オンライン研修 ツール

Zoomなどのオンライン会議システムが広く普及した昨今では、オンライン研修ツールを活用した人材育成が高い注目を集めています。働き方改革の促進に加え、コロナ禍の影響で一カ所に人を集めて行う集合研修を控える企業が増えたことで、研修をオンラインに切り替える企業はさらに増加しました。

しかし、いざオンライン研修を実施しようと考えても、教材やコンテンツがない、やり方がわからないなど、さまざまな理由で実施できない企業は少なくありません。

 

そこで本記事では、オンライン研修のノウハウがない企業でも気軽に始められるオンライン研修ツールの仕組み、機能、メリットを紹介していきます。

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オンライン研修ツールとは

オンライン研修 ツール

オンライン研修ツールとは、企業がオンライン上で行う社員研修を配信・管理するシステムのことを指します。

従来までは企業が研修を行う場合、会場を用意して決められた時間と場所に従業員を集め、全員で同時に行う集合研修が一般的でした。

近年では働き方改革の推進によりテレワークが推奨されているため、従業員を一つの場所に集めるのは膨大な手間とコストがかかります。

他にも、企業が集合研修を行う際に生じる課題は以下の点が挙げられます。

  • 会場を用意する手間とコスト
  • 研修の準備に時間がかかる
  • 受講者の習熟度を把握するのが困難

さらに近年では、新型コロナウイルス感染拡大の影響により、一カ所の会場に多くの人を集めるのが困難な状況です。

上記で挙げた集合研修の課題を解決できる取り組みとして注目されているのが、オンライン研修の活用です。

オンライン研修であれば会場を用意する手間とコストを削除することができ、ツールを使えば研修にかかる準備の時間も削減できます。

また、研修に参加した履歴やチャットによる質疑応答、学習の進捗状況の確認もツールに備わっているため、さまざまな機能を使い手間なくオンライン研修を実施できます。

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オンライン研修ツールで何ができる?主な機能を紹介

オンライン研修 ツール

オンライン研修ツールには、目的に合わせてオンライン研修を円滑に進めるためのさまざまな機能が備わっています。

オンライン研修ツールを使い具体的に何ができるのかをイメージしてもらうため、一般的に備わっている機能を以下の項目で紹介していきます。

講師と受講者をリアルタイムで画面に表示

オンライン研修ツールでは、講師と受講者をリアルタイムで画面に表示します。

パソコンやモバイル端末のカメラが必要ですが、オンライン研修ツールには必須の機能として必ず備わっています。これにより、受講者はライブ形式で講師から研修を受けられます。

リアルタイムで双方向のコミュニケーションが図れる環境なので、講師は受講者の顔を見ながら研修を進めることが可能。受講者も、不明点があれば気軽に質問できます。

また、コンテンツ受講機能として、開催された研修を録画してアーカイブに残す機能が備わっている場合もあります。

リアルタイムで参加できない従業員も後で録画を見て勉強することができるだけではなく、すでに研修を受けている方も、空いている隙間時間を見つけて復習することが可能です。

豊富なコミュニケーション機能

オンライン研修ツールには、豊富なコミュニケーションツールが備わっています。

従来のオンライン研修では、講師と受講者がリアルタイムで画面に表示されているだけなので、コミュニケーションを図る際は発言する以外に選択肢がありませんでした。

しかし、オンライン研修ツールには豊富なコミュニケーションツールが用意されているため、発言する以外の方法で講師とやり取りを行うことが可能。主な手段は以下の通りです。

  • コメント
  • 拍手
  • いいね

自分の意志を表示をするための「いいね」と「拍手」はもちろん、チャット機能を通してコメントを送れるようにすることで、受講者が気軽に質問できる環境を実現できます。

多くの人が参加しているオンライン研修にて、率先して手を挙げて発言するのはハードルが高いですが、チャット機能が使えれば気軽に質問ができるようになります。

受講管理機能で進捗状況を確認できる

オンライン研修ツールにはLMS(受講管理機能)が備わっているため、受講者の受講履歴や理解度の進捗を一覧で確認することができます。

従来のオンライン研修では、規模が大きくなると誰が受けているかの把握が困難になり、どれくらいの理解度があるかを個別で見極めるのが難しいという課題がありました。

しかし、オンライン研修ツールに備わっているLMSを使えば、個別で受講履歴を追うことができるだけではなく、テストを実施して理解度を確認することも可能です

未受講者やテストで成績が悪い従業員に対しては、自動で再受講や再試験をリマインドする機能もありますので、手間なく習熟度を深めることができます。

バーチャルホワイトボードの利用

オンライン研修ツールでは、バーチャルホワイトボードを利用することができます。

バーチャルホワイトボードは、オンライン上にある真っ白なスペースに双方向で書き込みができる機能です。図や手書き文字で情報を伝えられるので、より情報の共有が図りやすくなります。

さらに、オンライン研修中に作られたホワイトボードは議事録にすることが可能なので、会議が終了した後もデータとして保存しておくことができます。

自社で作成したPDF、PowerPoint、動画などの教材の他に、バーチャルホワイトボードも利用するようにすれば、より受講者へ研修の内容を伝えやすくなるでしょう。

教材とコンテンツ

オンライン研修ツールに備わっている教材とコンテンツは自由に使うことができます。

ビジネススキル教育、IT教育、階層別教育など、ツールにより異なりますが、事前に豊富な教材とコンテンツが用意されている場合があります。

これらの教材とコンテンツを利用すれば、自社で事前にオンライン研修の準備を進める必要はありませんので、手間なくオンライン研修を開始することが可能です。

複数の研修がパッケージ化されている、動画やPDFにより資料を教材として提供している、録画コンテンツを提供しているなど、種類はツールによりさまざま。

そのため、オンライン研修ツールの教材とコンテンツを使用したいと考えている場合は、自社のニーズに最適化されているものを選択するようにしましょう。

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企業がオンライン研修ツールを導入するメリット

ここからは、企業がオンライン研修ツールを導入するメリットを紹介していきます。

研修を企画する負担を軽減できる

オンライン研修ツールを使えば、研修を企画する負担を大きく軽減できます。

研修企画は人事の大きな仕事の役割ですが、誰にどのような研修をどのタイミングで受けてもらうかを決めるのは非常に困難です。

また、集合研修であれば会場と講師の手配、オンライン研修であれば教材の用意など、事前に準備しなければいけないタスクの数も決して少なくありません。

しかし、オンライン研修ツールを使えば、集合研修で必須となる会場の手配は不要です。さらに、ツールに備わっている教材を使えば事前準備の負担を大きく軽減できます。

オンライン研修のノウハウがない企業でもすぐに実施できる点は、大きなメリットであるといえるでしょう。

従業員の受講状況を管理できる

従業員の受講状況を一括で管理できる点も大きなメリットです。

集合研修では人の目で出欠を取らなければいけませんし、Zoomなどのオンライン会議システムにも出欠確認機能はありませんので、いずれにせよ受講状況の確認は手間がかかる作業でした。

しかし、オンライン会議システムには受講状況を確認できる機能が備わっているため、誰がいつ出欠したのかを一覧で管理することができます。

未受講の従業員がいれば自動でリマインドメールを送付することもできるため、効率的に研修への参加率を上げることも可能です。

従業員の理解度と疑問点を明確化しやすい

オンライン研修ツールを使えば、研修を受けた後の従業員の理解度と疑問点を明確化しやすくなります。

理解度を確認するためにはテストの実施、疑問点を明確化するためにはアンケートの集計が効果的ですが、どちらも従来の研修方法では膨大な労力を必要としていました。

しかし、オンライン研修ツールには研修後にテストやアンケートを実施できる機能があり、自動的に集計して採点してくれるため手間がかかりません。

テスト結果をみれば理解度の低い従業員を見つけ出すのも容易なので、再テストや再研修により理解度を深めることができます。

オンライン研修で使えるおすすめの配信ツールを紹介

オンライン研修 ツール

ここからは、オンライン研修で使えるおすすめの配信ツールを紹介していきます。

オンライン研修において配信ツールは不可欠であり、それぞれで異なる特徴があるためおすすめのツールは覚えておいて損はありません。

数ある配信ツールの中でも、とくにおすすめしたいツールは以下の3種類です。

  • Zoom
  • Microsoft Teams
  • Google Meet

Zoom

Zoomはデータ通信料が軽いため、通信料に制限がある参加者でも気軽に参加できるというメリットがあります。また、外部カメラを導入できるため双方向のコミュニケーションが図りやすくなり、外部映像のソフトウェアを使えばテロップや字幕にも対応できる利便性があります。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは同時に250人が接続できる配信ツールなので、大人数のオンライン研修を開催しようと考えている場合に使えます。とはいえ、1つの画面に最大で4人までしか表示されませんので、双方向のコミュニケーションには不向きです。

Google Meet

Googleが運営しているGoogle Meetは、高いセキュリティ性と簡易性が高く評価されている配信ツールです。アプリをダウンロードしていなくてもリンクを踏めばアクセスできるため、誰でも気軽に参加できるというメリットがあります。

まとめ

オンライン研修ツールの機能とメリットを詳しく紹介していきました。

時間と場所の制約を受けないオンライン研修は、対面型の集合研修に比べて手間がかからず、気軽に研修が行えるという多くのメリットがあります。

また、ツールを使えば、研修を企画する手間を軽減できるだけではなく、従業員の理解度を可視化できるため、より効果的なオンライン研修を実施することができます。

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