オンライン研修を成功に導くコツとは

オンライン研修を成功に導くコツとは

近年、オンライン研修は働き方改革やテレワークの普及など、時代の要請に即した
研修スタイルとして定着しつつあります。しかし、自社だけでオンライン研修をやるとなると
どのように進めたら良いのか分からないという声は少なくありません。

 

今回は、社員向けオンライン研修を成功させるためのコツや注意点について、おすすめサービスも合わせてご紹介します。

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オンライン研修とは

オンライン研修とは、インターネットを利用してITデバイス越しに受講する研修のことを言います。

「ウェビナー」とも呼ばれ、インターネット環境とデバイスさえあれば時間や場所に縛られることなく
研修が受けられるのが特徴です。

オンライン研修には「個別参加型」「他拠点参加型」の2種類があります。

自宅や自席で個別に受講するのが「個別参加型」
●拠点ごとに複数人数が集まって受講するのが「他拠点参加型」

オンライン研修を導入する企業は増加中

近年、オンライン研修を導入する企業は増加していますが、その背景としては以下の要因が挙げられます。

  1. IT技術の進歩
  2. 働き方改革
  3. テレワークの浸透

特に今年は新型コロナウィルス感染拡大の影響により、
受講者が実際に集合して研修することが難しくなったことがオンライン研修の導入を後押ししています。

従来は、決められた日時に講師と受講者が集まって行う対面型の研修が主流でした。

 

もちろん対面のほうが効率の良い研修もありますが、オンライン研修にはコスト面や運営面でもメリットがあるため、コロナ後も研修のひとつの形として定着していくでしょう。

オンライン研修の種類

オンライン研修の種類は以下の2つです。

  1. 録画された講義を受ける
  2. リアルタイムで行う

録画された講義を受ける

録画された講義を受けるタイプのオンライン研修は「eラーニング」とも呼ばれます。
受講可能期間が決まっているケースもありますが、期間中であれば都合の良い日時に好きな場所で受講できる点がメリットです。

リアルタイムで行う

オンライン研修と集合型研修の違い

一方、リアルタイムで行うオンライン研修はライブ配信を行い、双方向のコミュニケーションを取りながら行う形式です。受講者は、各々都合の良い場所で研修を受けます。

リアルタイムのオンライン研修には、ZoomやSkype、Teams、Meet、WherebyといったWeb会議システムなどを利用します。

研修の日時を統一しておく必要はありますが、リアルタイムで参加者間のコミュニケーションを図りやすいのがメリットです。

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オンライン研修のメリット

オンライン研修のメリットは以下の4点です。

  1. 全国どこからでも参加が可能
  2. 移動費や場所代などコスト削減ができる
  3. 録画して後日受講が可能
  4. リアルタイムで質問がしやすく理解度が上がる

オンライン研修のメリットはその利便性です。

インターネット環境とITデバイスがあれば、日本全国はもちろん世界のどこからでも参加できます。感染症の影響を避けるため、多人数が密室に集まることは
なるべく避けたいという最近の風潮にもマッチしていると言えるでしょう。

また、オンライン研修では対面型研修に参加するためにかかる移動費や宿泊費、
研修を実施する会議室を借りるコストなどが削減
できます。

ZoomなどのWeb会議システムの録画機能を使えば、
参加できなかった場合に後から受講することも可能ですし、復習にも使えます。

さらに大人数が参加する研修では気後れして質問ができないという場合には、
オンラインならではのコミュニケーションツールを使うことによって、リアルタイムに質問もできます。
Web会議システムのチャットやボタンで、主催者側だけに質問やメッセージを送ることが
可能な仕組みになっているからです。

オンライン研修のデメリット

オンライン研修のデメリットは以下の3つです。

  1. 受講者同士の交流機会が減る
  2. 実際に受講しているかは把握しにくい 
  3. 実習型の研修には向いていない

オンライン研修の場合、対面の場合に比べ、どうしても受講者同士の横のコミュニケーションの機会は減ってしまいます。

そのため、仲間意識を持つことやネットワークづくりは少し難しいと言えるでしょう。
そうした場合は、希望にもよりますが、別途チャットや相談ができる機会をオンライン上で作ることも必要かもしれません。

研修を行う側にとっても、オンラインだと受講者が集中して研修を受けているかどうか
把握しにくい点はデメリットです。場合によっては受講者に対してランダムに呼びかけたり、
理解度を確認したりしてフォローする
必要があるでしょう。

また、オンライン研修は名刺交換や来客応対時の動作など、対面で行うことが前提となる
実習型の研修には向いていません。
ただし、オフラインの研修と組み合わせて実施することでカバーすることが可能です。

こうしたオンライン研修のデメリットを補うためには、
研修後に受講者にアンケートやレポートを提出させたり、フォローアップに力を入れたりすることが有効です。

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オンライン研修を成功に導くコツ

オンライン研修を成功に導くコツは以下の5つです。

  1. 受講者・講師ともにインターネット環境の整備をしっかりと行う
  2. ツールの使い方を共有しておく
  3. 進行補助役(オペレーター)をおく
  4. 集中力を保てるようこまめに休憩を挟むスケジュールを組む
  5. 研修後フォローアップを行う

オンライン研修はインターネットを介して行うので、
まずインターネット環境を整備し、Web会議システムのツールの使い方なども
あらかじめ共有しておく必要があります。

当日講師は進行に専念し、トラブルがあったときに備えて補助要員として
進行補助役(オペレーター)がいると安心です。受講者の集中力を保てるように、従来の研修とは違う工夫も必要です。

受講者・講師ともにインターネット環境の整備をしっかりと行う

オンライン研修においてインターネット環境の整備は非常に重要です。普段は無線でも、
万全を期して有線にするのもひとつの方法です。

講師側の環境整備、受講者側の環境整備に加え、可能であれば事前に機器や通信状況をチェックできるとベストです。

ネットワークは十分強力かどうか、Web会議室の入室時のパスワードの確認、
マイクの設定など、研修当日に使うデバイス側の設定を確認しておくことも必要となります。

これらの整備が十分にできていないと、研修が始まってから映像がフリーズしたり、
入室に時間がかかったり、音声が出なかったりといったトラブルが起こる可能性が高くなり、スムーズな研修が行えなくなるので注意が必要です。

進行補助役(オペレーター)をおく

オンライン研修 ツール

参加者側にトラブルが起こったために、研修全体の進行が滞ることは避けたいものです。

そのような場合に備え、講師とは別に進行補助役(オペレーター)を用意しておきましょう。

Web会議システムのチャット機能を使えば、進行を止めることなく直接オペレーターからサポートが受けられるので混乱を避けられます。また、研修の内容についていけない人や後から参加した人をフォローするためにも、オペレーターがいればフォローアップができるので安心です。

集中力を保てるようこまめに休憩を挟むスケジュールを組む

オンライン研修では一定時間モニターを見続けることになります。
受け身の状態でモニターを見続けるのは疲れるものです。

受講者の集中を保つ方法のひとつとして、研修を50分毎に区切り、
適宜10分程度の休憩を取るように設定すると良いでしょう。休憩中はデバイスから離れて目や耳を休ませ、気分転換を図るように促します。

講師側ができることとして「喋るスピードを普段の1.2倍程度に上げる」方法があります。
対面でないときにあまりゆっくりした話し方だと、受講者の眠気を誘うことにもなりかねないからです。

また、ただ受け身で聴いてもらうのではなく、講師が受講者に問いかけて挙手でリアクションしてもらうなど、
受講者に研修に参加している意識を持たせるようすることも大切です。

さらに研修をスムーズに行う方法として、事前にテキストを配布しておいたり、
研修までにやっておく課題を出したりしておくのもおすすめです。

こうした工夫によって、受講者の集中力を保つことができると、研修の効果を最大限に得られることができるでしょう。

研修後フォローアップを行う

オンライン研修 アンケート

オンライン研修は研修後のフォローアップも重要です。

単に受講しただけでは、受講者に内容が伝わったかどうかわからないこともあり得ます。また、受講者にとっても1回聞いただけでは理解不足のところも生じるでしょう。

そこで研修後、受講者にレポートやアンケートを提出してもらい、フィードバックの時間を持つことは重要です。

受講者が受けっぱなしで終わるのではなく、研修を通して得られたこと、理解したことを確認し、適宜フォローアップしていくとより研修が実のあるものになるでしょう。

また、研修を録画しておけば、受講者があとから復習に役立てることも可能です。
復習して分からないことが出てきたら再度フォローアップしてもらえる体制が整っていると受講者も安心です。

また、研修を行う側も、こうしたフォローアップの結果をもとに研修内容のアップデ―トを行い、次の研修に活かしていくことができます。

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オンライン研修を行う際の注意点

オンライン研修を行う際の注意点は以下の3つです。

  1. 事前準備やリハーサルで動作確認を行う
  2. 受講者・講師ともに顔出しをする
  3. ミュート機能には注意する

事前準備やリハーサルで動作確認を行う

オンライン研修をスムーズに進行するためには、当日に機材トラブルやインターネット環境によって
研修の進行が滞ってしまうことは最も避けたい点です。
そのためには、事前に入念な準備とリハーサルを行うことが重要です。

事前に準備やリハーサルを万全にしておけば仮にトラブルが起こっても、
対処方法を知っておけるので当日の対応がまったく違ってきます。
事前に講師側と受講者側双方が念入りに準備をし、動作確認しておきましょう。
講師側と受講者側に分かれてリハーサルを行い、受講者が感じる不便さがないかなどあらかじめ知っておけば対応策を練ることができます。

また、当日の進行をよりスムーズにするため、紙の資料やテキストが必要な場合は
オンライン研修前に受講生の手元に届くように手配しておくことも大切です。

受講者・講師ともに顔出しをする

オンライン研修は音声だけでも可能ですが、どうしても緊張感が緩みがちになることが少なくありません。そこで、原則としてお互い顔が見えるようにしておくと聞き流しを防止できる効果があります。

オンライン研修では、受講者だけでなく講師も原則として顔出しすることが望ましいです。研修を行う側、受ける側双方にとってお互いに相手の顔が見えることは適度な緊張感を生むので、受講者も集中して研修を受けることができるでしょう。

特にグループディスカッションでは、よりオフラインに近い臨場感が生まれるので、
講師側にとって受講生が理解できていないときに気づきやすいというメリットがあります。

受講者の中には「自宅が映ってしまうので顔出しはしたくない」という人もいるかもしれませんが、
その場合はバーチャル背景を設定
することで解決できます。

ただし、顔出し受講を原則とする場合は、プライバシーなどの点でトラブルを避けるためにも、
あらかじめ受講者の了解を取ってからにしましょう。意外に忘れがちなポイントなので注意してください。

ミュート機能には注意する

ミュート機能とは「音を出さない」機能のことです。オンライン研修に慣れていないとマイクをミュートにし忘れて「音声が漏れてしまった」ということも起きかねません。

オンライン研修では、受講者は基本的にマイクをミュートにしておいたほうが無難です。
音響トラブルの防止につながります。特に研修に参加する端末が同空間に複数台ある状態で
マイクをミュートにしていないと音響トラブルが起きやすいので注意しましょう。

ただし、発言するときにはミュートを外さないと相手に声が聞こえません。
意外と手間取る受講者もいるので、研修を始める前にミュート機能について説明し、双方動作確認しておくと良いでしょう。

研修を臨場感ある活発なものにするためにも、ミュート機能については事前に確認しておき、
適宜オン・オフの切り替えができるよう確認しておくことが必要です。

オンライン研修に必要な設備

オンライン研修に必要な設備は以下の通りです。

  • PCやスマホなどのITデバイス
  • Web会議システム(デバイスにインストール)
  • インターネット環境

ほとんどのWeb会議システムは無料でインストールできます。
当日あわてることのないよう、あらかじめデバイスに入れておくことをおすすめします。

また、オンライン研修はインターネットを介して行うため、
インターネット環境が整っていることが必要です。無線(Wi-Fi)でも問題はありませんが、有線だとよりインターネット環境が安定します。

よりオンライン研修を快適にするために、場合によっては以下のものがあると便利です。

  • ヘッドセットやイヤフォン
  • サブディスプレイ
  • 印刷したテキスト

ヘッドセットやイヤフォンがあれば、パソコン内蔵のマイクやスピーカーを使うよりも質の良い音声で研修を受けられますし、音響トラブルも避けられます。

研修で使うテキストは事前に印刷して配布しておく、あるいはメインPCの他サブディスプレイを用意してテキスト閲覧用にすると便利です。

定額制のオンライン研修サービス

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また、研修後のフォローアップとして、月に1回経営者・人事担当者へのコンサルティングサービスを
無料で行っています。

対面研修が難しい現在、企業が過去に行ってきた対面研修をオンライン化することも可能です。
定額制オンライン研修「ナレキャン」についてはこちらから詳しくご覧いただけます。
ぜひ、お気軽にお問合せください。

まとめ

有意義なオンライン研修を行うためには様々なコツや方法があります。慣れない担当者が一から作り上げるのには困難も伴います。

そこで、オンライン研修サービスにアウトソーシングし、ニーズや社内の課題に合わせたオンライン研修を選んで実施するのもひとつの方法です。

 

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