わかりやすい「ビジネス文書の書き方」｜成長の近道は“議事録作成”にある　

「実践練習」ができる！講師の添削付き研修

ビジネス文書作成研修の目的・内容

議事録、報告書、企画書、提案書、日報、メール…と文章を書く機会はとても多く、
文章の作成力は社会人にとって必須のスキルのひとつですが、苦手意識を持っている方が多いようです。

また、提出資料の文章が支離滅裂で添削に労力がかかるという上司の方からのお悩みもよくお聞きします。

本研修では、「読み手に伝わる文章」のポイントをお届けすると共に、
実践練習と講師による添削を行うことで、明日からの業務にすぐに活かしていただけます。

文章作成力を高めることは、仕事のスピードアップ、口頭で伝えるコミュニケーションスキルを高めることにも繋がります。
ビジネス文書は、習得すれば一生活用できるスキルです。あなたの強みの１つにしませんか！？

対象者

• 報告書や議事録の作成力を高めたい方
• オンライン会議の増加により議事録作成の機会が増えた方
• 文章作成の基本をあらためて学びたい方
• 新人・若手に議事録やレポートの提出を求めるが、内容が支離滅裂でお困りの管理職の方

ビジネス文書作成研修　カリキュラム・プログラム

テーマ	詳細
１．何も考えずに文章を作成していませんか？	・よく見かける文章作成失敗事例 ・良い文章作成の効果とは
２．ビジネス文書の種類と役割	・社内文書と社外文書 ・基本構成とデータ保存の仕方
３．ビジネス文書作成３つの基本	（１）目的を明確にする ・誰に向けた、何のための文章かハッキリさせる （２）読みての視点を意識する ・手書きが伝えるもの ・読みたいと思わせる「見た目」 ・読み手にあわせた表現　言葉選び・情報の精査 （３）正しい日本語を使う
４．文書作成は、わかりやすく簡潔に。 　　５つのポイント	①PREP法 ②箇条書きを活用する ③語句の重複や回りくどい表現に気をつける ④事実と意見はわける ⑤一文書一要件（1枚にまとめる）
５．Eメールの基本要素とその効果的な使い方	・メール文書も対人コミュニケーション 　～メッセージは提案書の1ページ目～ ・「件名」は大切な要素 　～読んでもらう件名の工夫～ ・送りっぱなしはNG
６．まとめ・研修内容を振り返り、 　　ポイントを整理	・（演習）本セミナーの議事録作成 　※講師による添削フォローアップ付き

議事録や企画書、稟議書などのビジネス文書は、多くの人が苦手意識を持っています。最初から抵抗感を持って書いてしまうため、出来上がったもののクオリティは高いと言えず、添削に時間がかかってしまうという悩みをお持ちの方もいるのではないでしょうか。

今回は、「ビジネス文書とは何か？」というところから書き方のルールまで、丁寧に解説します。

ビジネス文書とは

ビジネス文書とは、企業や団体が社内外に向けて情報を伝達するために作るものです。ビジネス上の用件を的確に相手に伝えることが目的なので、感情的な表現や主観的な感想、過剰な表現は避けることが必要であったり、ある程度のテンプレートがありますので、自由に書けるわけではありません。しかし、書き方やスタイルを覚えて文書作成に慣れれば抵抗感なく、スムーズに作成することができるようになります。

最近では、紙媒体ではなくメールなどによるやりとりが主流ですが、それでもビジネス文書に関する基礎知識やスキルは重要です。こういった時代だからこそ、さらに力をつけておく必要があると言えるでしょう。

ビジネス文書の目的

企業では、日頃から多くの情報を社内外に向けて発信していきます。ですが、その情報は正しいものでなくてはなりませんし、「言った・言わない」や「伝えたつもり」といった意思疎通がうまくいかないことで、大きなトラブルが起こることもあります。

ビジネス文書を作ることでこれらのトラブルを未然に防ぎ、重要な情報でも確実に発信することができるのです。

ビジネス文書の種類

ビジネス文書には、主に3つの種類があります。目的や相手によって使う文書を分ける必要がありますので、それぞれの種類を理解して使い分けられるようにしましょう。

①社内文書

その名の通り、社内の人に向けて情報発信するための文書です。報告書、議事録、稟議書など、業務を円滑に行うために必要な情報伝達を確実に行います。新人の頃には「議事録」や「社内報」を書くことがあるかもしれません。ビジネス文書に慣れるチャンスですので、この機会を逃さずにしっかり書けるようになりましょう。

②社外文書

取引先や得意先をはじめとして、社外に向けた情報発信を行うためのものです。依頼書や見積書など、重要な書類が数多くあります。数字などを扱うことも多いため、慎重に書く意識を持っておきましょう。

③社交文書

「挨拶状」「お礼状」「お見舞い状」など、社外の人に向けた儀礼的な役割としてお祝いやお悔やみといった”気持ち”を伝えるものです。格式をしっかり守って書くことが重要となります。

ビジネス文書を書き始める前に

実際にビジネス文書を書くとなると、少し身構えてしまったり緊張してしまうものです。「何から書けば良いのか？」と考えてしまうとなかなか手が動きません。ですが、ビジネス文書を書き始める前には次のことを意識しましょう。それだけで、書き始めるハードルは低くなりますよ。

目的を理解すること

・今から書く文書は誰に向けたものか

・何のために書くのか

など、自分が書こうとしている文書の「目的」を理解するようにしましょう。誰に何を伝えるためのものなのか、読む相手はどんな人なのかを考えることで、どういった文書を書けば良いかをある程度理解することができます。なお、内容についてはすでに決まっていることが多いので、「わかりやすく伝えるには？」という視点が必要になります。

相手の立場になって作成すること

こちらが発信した文書は、どういう形で相手先で見られるのかを考えましょう。掲示されるのか、回覧されるのか、文書を元に口頭で情報提供されるのか…。それを意識できるだけでも、文書の書き方は変わります。

普段からさまざまな文書に目を通しておく

文書を抵抗感なく書くために、すでに出されている様々な文書を読んでおくことはとても大切です。文頭文末、文書そのもののスタイルもある程度は統一されていますので、過去に出されているものを参考にして書くと良いでしょう。

書き方の基本ルール

ビジネス文書は、企業それぞれにルールや書き方が決まっていることが多いようです。しかし、どの文書でも共通しているルールや心得はありますので、ここではいくつかにポイントを絞ってご紹介します。ここで紹介していることと自分が所属している組織のルールを組み合わせて、文書を作ると良いでしょう。

文体や言葉遣いを統一する

基本的なことですが、「です・ます」をはじめとした文体や言葉遣いは、すでに発信されている文章を元に統一しましょう。文書内で言葉遣いや文体が異なると、それだけで違和感を感じて情報が伝わらないことがあります。また、敬語が間違っていることにも注意が必要です。最終的には企業としての評価にもつながるため、「細かいこと」こそ意識的に書くようにしましょう。

一つの文書に要件を詰め込まない

原則として、一つの文書には一つの要件を入れるようにしましょう。いくつもの要件を入れてしまうと、最終的に伝えたいことが伝わらなかったり、思いがけないトラブルを招いてしまうことになりますので、注意が必要です。

シンプルでわかりやすく

ビジネス文書では、シンプルに伝えたいことを最優先にして書くことを心がけましょう。本題に至るまでに余計なことを書いていたり、読み終わった後に「結局何が言いたかったのか」ということにならないよう、すっきりとした内容を意識して書くことで、相手にストレスなく情報が伝わります。なお、結論や伝えたいことは最初に書くことや一文を短く、段落を分けて書くことで相手にとって見やすく親切な文書となります。

箇条書きを活用

ビジネス文書は、箇条書きを活用しましょう。例えば、相手に伝えたい内容を文章として書いてみて、そこから必要なもの（伝えたいもの）を箇条書きで抜き出すと、シンプルな文書にすることができます。

箇条書きにすることで、相手が文書を見直す時にはその部分だけを読めば理解することができるようになりますから、相手にとってわかりやすく親切な文書となります。

「事実」と「意見」を区別する

ビジネス文書においては、起こったことなどの「事実」と自分の「意見」を明確に区別しておかなければなりません。これらが混ざってしまうと、正確な情報が伝わりませんし、自分の中でも混乱が生じてしまいます。いざ、相手に説明しなければならない時に異なる意見や情報を伝えることがないよう、「事実」と「意見」はきっちり区別することを心がけましょう。

ミスを防ぐためのチェックは必須

ビジネス文書が書けたら、一人だけでなく複数でチェックするようにしましょう。特に、文書作成に慣れていない時にはチェック体制ができていますが、慣れてくると信用されてチェックされないようになってしまうので、文書作成に慣れてきた時ほど、周りの人に見てもらう意識を持ちましょう。たった一行の誤字脱字やニュアンスによって、相手に不快感を与えてしまうこともあるのです。

ビジネス文書は研修と経験で強くなる！

ビジネス文書が苦手な人ほど、研修を受けることが大切です。ただし、研修を受けたらそれでOKというわけではなく、その後にも積極的に書く姿勢が求められます。ガイアシステムでは、実践的な面も含めた充実した内容で苦手意識を払拭できる研修をご提案しています。

ビジネス文書に強い社員を育てたい方、これまでの文書研修をより良くしたいとお考えの方は、お気軽にご相談ください。

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