会議進行が上手い人の特徴は？必要な能力や鍛え方を紹介

会議進行は会議をスムーズに進めるために重要な存在であり、会議の成果を左右する存在といっても過言ではありません。会議進行が上手い人には特徴があり、議論が活発になるようにさまざまな対応を行い、生産性の向上に貢献します。

一方、会議進行に対して苦手意識を持っている人も多く、「自分は進行に向いていない」と諦めてしまう人も少なくありません。しかし、会議進行に必要な能力は実践するコツをつかんだり、鍛えたりすることで高めることができます。

会議進行が上手い人が実践していること

会議の進行が上手い人は、事前準備を徹底して行い、議論中も参加者が発言しやすいようにさまざまなサポートを行っています。ここでは、会議の進行が上手い人が実践していることを紹介します。

会議のゴールを決める

会議進行が上手い人は、先に会議のゴールを決めて議論すべき内容を明確化し、建設的な話ができるように準備をしています。具体的には、会議のゴールで「目標を3つ決める」「改善策を3つ以上見つける」「新しいアイデアを3つ以上出す」などです。

ゴールが決まっていない状態で延々と会議を続けても時間を浪費するだけで、ムダな時間を過ごすことになります。

また、会議参加者の選定についてもゴールに基づき選ぶことが大切で、関係があるという理由だけで選んでしまうと活発な議論は期待できません。会議は人数が多ければいいというものではないため、会議進行が上手い人は会議に欠かせない人が誰かもしっかり検討しています。

アジェンダを作成して参加者と事前共有する

会議進行が上手い人は事前にアジェンダを作成し、議論の内容について参加者と事前共有を行っています。
アジェンダがあると課題に対する準備を促すことができるため、議論が活発化して会議の生産性向上にもつながるでしょう。
そもそもアジェンダとは会議の目的や議題などを記載した予定表のことで、以下のような項目が盛り込まれています。

• 日時
• 場所
• 担当者
• 参加者
• 議題の順列
• 時間
• 配布資料

アジェンダは会議が開催される前に余裕を持って参加者全員に配布し、事前に役割分担や議題の確認を行ってもらいます。

常に中立を意識して進行を行う

会議進行が上手い人は常に中立を意識し、議論に主観を入れることなく、成果が最大になるように進行します。
会議進行は会議をスムーズに進行することが目的であるため、賛成や反対など自分の意見を出す立場ではありません。

意見が対立したときに会議進行役がどちらかの肩を持ってしまうと、進行が偏ってしまい最終的な合意形成に進まなくなる可能性もあります。
そうならないためにも、会議進行役は自分の意見は心にしまい、客観的な視点を持って参加者の発言内容に注力しなければなりません。

時間配分を行う

会議進行が上手い人は、時間配分を適切に行って会議を予定通りの時間に終わらせるように調整しています。
会議において、時間が予定より長くなってくると意見がまとまらずに、ムダな会議になってしまう可能性があるため時間管理は重要です。

具体的には、会議の本題に入る前のガイダンスとして時間を伝え、会議のゴールと終了時間を明確にします。

そうすることで会議の参加者も「時間内に終わらせなければならない」という意識を持ち、引き締まった議論が可能になるでしょう。また、一つひとつの議論に同じ時間をかけるのではなく、重要度に応じて適切に時間配分できることも会議進行が上手い人の特徴です。

意見を否定しない

会議進行が上手い人は、参加者の意見を否定することなく、さまざまな意見を集約して最終的な合意を目指せる人です。このような人は、明らかに否定したくなるような意見であっても、「そういう意見もありますね」のようにプラスの側面をみつけて対応できます。

会議の参加者の中には、勇気を出して自分の意見を発言するような人もいるため、否定されると萎縮したり、意見が出せなくなったりします。このような心情にも考慮しながら、意見を否定するのではなく、意見を出しやすい雰囲気を作っていくことが大切です。

また、会議進行が上手い人は発言者に対して周囲から否定的な意見が出た場合には、萎縮しないようにフォローも忘れません。

議論が脱線したときは正しい方向に導く

会議進行が上手い人は、違う話題に発展したり、議論の論点がズレたりした場合にも、速やかに軌道修正して正しい方向に導くことができます。議論が活発化すると話の内容が本筋からズレてしまうことも多く、そのまま放っておくと時間をムダに浪費するだけです。
また、議論が脱線した時間分だけ次の議論や発言に取れる時間も減るため、会議の生産性を下げることにもなるでしょう。

一方、参加者が熱弁している最中に話を折ってしまうと雰囲気を悪くさせる原因にもなるため、自然な形で戻す必要があります。
例えば、意見を尊重しながらも「それでは〇〇についてどうでしょうか」のように対応できる人も会議進行が上手い人の特徴です。

会議進行が上手い人の特徴と必要な能力

会議進行が上手い人は、さまざまなスキルを身につけています。ここでは、会議進行が上手い人の特徴と必要な能力を紹介します。

コミュニケーションスキル

会議進行が上手い人はコミュニケーションスキルがあり、参加者の反応や感情にも注意しながら柔軟に対応できます。
コミュニケーションスキルとは、相手との情報共有や意思疎通をスムーズに行うための能力や技術のことです。

コミュニケーションスキルが高い人は相手の話を聞くことが上手く、また相手の気持ちを読み取ることができます。
さまざまな人が集まる場において、それぞれの立場の人の気持ちを汲み取ることは会議進行を行ううえで必須です。

また、コミュニケーションスキルが低いと参加者に発言を促すことや議論しやすい雰囲気を作ることが難しくなり、会議を円滑に進められません。

ロジカルシンキング

会議進行が上手い人にはロジカルシンキングが備わっており、さまざまな発言者の意見を瞬時に理解して整理し、参加者が納得できる方向に導きます。

ロジカルシンキングとは、論理的な思考を意味する言葉で物事を体系的に整理して筋道を立てる思考法です。ロジカルシンキングがある人は筋道を立てて考えられるため、問題解決に有効な方法を導き出すことに長けています。

また、相手にわかりやすく物事を伝えることができるため、会議においては発言者の意図や気持ちを代弁することもできるでしょう。

ラテラルシンキング

会議進行が上手い人にはラテラルシンキングが備わっており、さまざまな視点や具体的な意見を取り入れながら想定外のトラブルにも対応できます。なお、ラテラルシンキングとはあらゆる物事の前提や常識などの概念を取り払い、思考を水平方向に広げる思考法です。

直感的な発想で物事に対して多角的な視点を持ちつつも柔軟に対応し、革新的なアイデアや意見を出しやすくなります。会議進行役として参加者に対してアイデアにつながるような有意義な質問を投げることで、議論も活発になるでしょう。

クリティカルシンキング

会議進行が上手い人にはクリティカルシンキングが備わっており、議論で提案されたアイデアや意見に対して検証や論理的な評価ができます。

クリティカルシンキングは、現状の課題や問題が何かを批判的に考え判断することです。

批判的が前提となるため、「会議進行には向かないのでは？」と思うかもしれませんが、これまでの知識や経験に基づく考えの偏りをなくすことができます。

また、会議進行役として参加者に対して批判的な質問を投げかけることで、効果的な解決策やアイデアがみつかることもあるでしょう。

会議進行に必要な能力を鍛える方法

会議進行に必要な能力は持って生まれたものではなく、大人になってからでも鍛えることができます。
ここでは、会議進行に必要な能力を鍛える2つの方法を紹介します。

多くの議論や対話の場を経験する

会議進行に必要な能力は、自らの意志で多くの議論や対話の場に参加することで鍛えることができます。

例えば、積極的に会議の場に参加して発言したり、研修会などに参加したりすることも議論や対話の感性を磨くことにつながるでしょう。

また、会議進行役がいる場合は「周囲をどのように見ているか」「どんな風に時間調整しているか」などを見ることも参考になります。

会議進行の研修を受ける

実践レベルで会議進行能力を習得したい場合は、外部機関が行っている研修を受けて学ぶことも方法の一つです。
会議進行には、さまざまなコミュニケーションスキルや思考法が必要となり、すべてを短時間で習得することは難しいでしょう。

一方、研修を受けることで抑えるべきことをピンポイントに把握できるため、効率よく会議進行に必要な能力を身につけられます。ただし、研修といっても多くの種類があるため、目的や受講する人の特性に適した研修を受けなければ十分な効果は期待できません。

ガイアシステムでは、会議進行力を高める会議進行ファシリテーション研修や、メンバーの主体性を高めるための会議進行スキル向上研修を提供しています。

その他、豊富な研修プログラムを用意しており、貴社のニーズや課題に応じてプログラムをカスタマイズ可能です。

まとめ

この記事では、会議進行が上手い人の特徴や必要な能力、鍛え方を紹介しました。

会議進行が上手い人は会議のスタートとゴールを明確にし、事前準備を怠らずに中立を意識しながら進行ができる人です。また、発言者の意図を汲み取ったり、発言しやすい雰囲気を作ったりなどコミュニケーション能力も欠かせません。

上手な会議進行役がいるだけで会議の質は大幅に向上し、メンバー同士のコミュニケーションを深めることや生産性を高めることにもなります。会議を円滑に進めるためには、企業として会議進行役を育てることも重要です。

ガイアシステムでは、会議進行スキルを高めるための研修を行っており、基礎知識から実践まで幅広いニーズにお応えしています。